Ang Microsoft Office ay ang ganap na pamantayan pagdating sa software ng opisina at isang mahusay na suite. Gayunpaman, hindi ito libre at ang pag-iimbak ng lahat ng mga dokumento sa Microsoft cloud ay hindi palaging ang pinakamahusay na pagpipilian. Gayunpaman, ang mga alternatibo ay kakaunti at kadalasang walang sentral na storage at mga kakayahan sa pakikipagtulungan. Ang isang nakakagulat na katunggali ay Synology Office, na ginagamit mo lang sa iyong nas. Ipinapakita namin kung paano.
Tip 01: Software sa NAS
Karaniwan kang bumibili ng NAS dahil sa malaking kapasidad ng lokal na imbakan at ang kadalian ng pag-access ng iyong sariling mga file mula sa anumang device at anumang oras. Ngunit higit pa ang magagawa ng NAS, tulad ng pag-download ng media, streaming ng mga pelikula at audio at pagpapakita ng mga larawan. Ang hindi gaanong kilala ay ang pinuno ng merkado ng NAS na Synology ay may sariling Office suite na ganap na tumatakbo sa NAS. Ito ay hindi kasing lawak ng Microsoft Office, ngunit ang pagkakaiba ay pangunahin sa mga function ng Word at Excel na hindi ginagamit ng maraming tao. Gumagana rin ang Synology Office sa isang window ng browser at samakatuwid ay mas maikukumpara sa Google Docs kaysa sa standalone na software na MS Office.
Tip 02: Ihanda ang NAS
Bago mo simulan ang pag-install ng Synology Office sa NAS, mahalagang i-configure at suriin ang NAS. Mag-log in sa NAS at tingnan kung mayroong available na update para sa operating software ng DSM sa pamamagitan ng Start / Control Panel / Update and Restore. Mayroon bang bagong bersyon, i-click I-download / I-update Ngayon. Ia-update ng nas ang software at mag-reboot. Pagkatapos ay mag-log in muli at tingnan para sa mga karagdagang update. Pagkatapos ay i-update ang lahat ng naka-install na pakete sa pamamagitan ng Package Center / Naka-install / I-update Lahat. Hindi rin masakit na i-disable o alisin ang mga package na hindi mo na ginagamit. Upang gawin ito, mag-click sa tabi ng pangalan ng package at piliin ang . sa drop-down na menu Tumigil ka o tanggalin.
Libre ba talaga?
Ihambing natin ang halaga ng Synology Office at Microsoft Office. Ang MS Office 365 Home ay nagkakahalaga ng 100 euro bawat taon. Para diyan, makakakuha ka ng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote at Skype para sa anim na miyembro ng pamilya, kasama ang 1 TB ng OneDrive storage space para sa bawat isa. Gumagana ito sa Windows, macOS, iOS at Android. Gayunpaman, libre ang Synology Office. Para diyan makakakuha ka ng word processor, spreadsheet, presentation program at synchronization sa pamamagitan ng Synology Drive. Bukod sa pagbili ng iyong NAS (na malamang na mayroon ka na), hindi ka babayaran ng Synology Office ng anumang pera, ngunit kaunting espasyo lamang sa iyong NAS.
Ang paggamit lamang ng NAS bilang isang storage medium ay hindi nagbibigay ng hustisya sa mga kakayahan ng NASTip 03: I-install ang Office
I-install ang Synology Office ngayon. Buksan mo Package Center at i-click Lahat ng package. Sa gitna ng screen, piliin ang Collaboration Suite. Ang pagpili ng magagamit na mga pakete ay pinaliit na ngayon sa mga nauugnay sa Synology Office. Mag-install pa rin opisina, magmaneho, chat, Istasyon ng Tala, kalendaryo at ang Serbisyo ng Synology Application. Ang parehong mga pakete ng mail ay opsyonal at mahalaga lamang kung magpapadala ka rin sa pamamagitan ng NAS. Upang mag-install ng isang bahagi, i-click ang I-install at pagkatapos ay sundin ang anumang mga hakbang sa wizard ng pag-install.
Ang NAS ay hindi isang backup
Kung saan ginagawa ng Microsoft ang lahat ng kinakailangang backup ng mga file sa OneDrive para sa iyo, hindi ito awtomatikong nangyayari sa NAS at kailangan mong ayusin ito nang mag-isa kapag gumagamit ng Synology Office. Huwag magkamali sa pag-iisip na walang backup na kailangan dahil ang mga file ay nasa NAS pa rin. Kung gumagamit ka ng Synology Office, ang NAS ay ang tanging lokasyon ng imbakan at samakatuwid ay matalinong i-back up ito. Mayroong maraming mga pagpipilian para doon. Maaari kang mag-back up sa isa pang NAS o panlabas na hard drive, sa mga serbisyo sa online na storage, o sa isang panlabas na backup na utility tulad ng Tandberg RDX Quikstor.
Tip 04: Lumikha ng mga user
Maraming NAS device ang may isang user lang, ang admin. Kung gusto mong gamitin ng tama ang Synology Office, hindi na pwede. Ang bawat isa na gagamit ng mga programa ng Opisina ay dapat magkaroon ng kanilang sariling account sa NAS, at nalalapat din iyon sa iyong sarili bilang isang administrator. Buksan mo Control Panel mula sa Synology at pumili Gumagamit / Lumikha / Lumikha ng gumagamit. Punan ang lahat ng mga patlang para sa unang gumagamit, lalo na ang Pangalan, Email at Password ay mahalaga. mag-click sa Susunod na isa at gawin siyang user ng mga user ng grupo at ng grupo http, ngunit hindi mula sa admin-grupo! Bigyan ang bagong user ng access sa mga application chat, DSM, magmaneho at posibleng mga extra tulad ng Istasyon ng File at Pangkalahatang Paghahanap. Kapaki-pakinabang din na magkaroon ng opsyon Folder ng tahanan paganahin para sa bawat user. Upang gawin ito, mag-click sa tab Advanced. Sa ibaba ng screen, maglagay ng checkmark Paganahin ang serbisyo sa bahay ng user at tukuyin ang lokasyon ng mga folder ng bahay. Ilagay din ang pagpipilian Paganahin ang Trash nagbibigay-daan sa mga user na mabawi ang mga tinanggal na file. Inirerekomenda din na piliin ang Pilitin ang mga user na baguhin ang password pagkatapos i-reset ng administrator ang password upang i-on.
Tip 05: Simulan ang Opisina
Upang simulan ang Synology Office, buksan ang pangunahing menu ng nas at magsimula magmaneho. Magbubukas ang Drive sa isang bagong tab ng browser. Bagama't nais ng Synology Office na maging isang tunay na katunggali sa Microsoft Office, ang paraan ng paggamit mo sa package ay mas katulad ng Google Docs. Ang lahat ng mga programa ay tumatakbo sa browser at hindi ka nagsisimula sa pagsisimula ng isang word processor o programa ng pagkalkula, ngunit nagtatrabaho ka mula sa mga dokumento. Samakatuwid, ang Drive ay isang uri ng Explorer para sa mga dokumento at folder sa NAS. Ang pinakamahalagang bahagi ng Drive ay ipinapakita sa kaliwang margin. Mula sa itaas hanggang sa ibaba ito ang pag-access sa folder Aking mga file kung saan lalabas ang sarili nilang mga dokumento, ang folder ng koponan kung saan maaaring ilagay ang mga dokumento ng koponan, at sa ibaba nito ay ilang mga 'paghahanap' tulad ng Ibinahagi sa akin, Ibinahagi sa iba, Kamakailan, Naka-star at Basurahan.
Tip 06: Gumawa ng dokumento
Upang lumikha ng isang unang dokumento mag-click sa Aking mga file at pagkatapos ay i-click ang plus sign sa kaliwang tuktok. Mayroon ka na ngayong pagpipilian na gumawa ng isang Dokumento, An Spreadsheet o mga slide. Ang mga pangalan at kulay na ginagamit ng Synology para sa tatlong uri ng mga dokumentong ito ay kapareho ng ginagamit ng Microsoft sa Office para sa Word, Excel, at PowerPoint. Para gumawa ng unang text na dokumento, i-click Dokumento. Binubuksan ng NAS ang bagong dokumento sa isang bagong tab ng browser.
Gumagana ang mga programa ng Synology Office tulad ng mga bersyon sa web ng Word, Excel at PowerPoint Tip 07: I-edit ang dokumento
Pagkatapos magbukas ay maaari mong simulan agad ang pagsusulat. Hindi ito mahirap, dahil ang interface ng word processor sa Synology Office ay kahawig ng Word na parang dalawang patak ng tubig. Ang pagpuno sa isang dokumento ng teksto at mga imahe at pagbibigay sa kabuuan ng magandang hitsura ay nangangailangan ng kaunting pagsisikap. Kung titingnan mo ang paligid sa bahaging ito ng Synology Office, makikita mo muna ang mga menu mula sa itaas hanggang sa ibaba kung saan ang lahat ng bahagi ng package ay may lugar. Sa ibaba nito ay ang toolbar na may mga button para sa pinakamadalas na ginagamit na mga item gaya ng font, laki ng font, kulay, at iba pa. Maaari kang pumili ng font sa pamamagitan ng pag-click sa button sa tabi Arial at pumili ng font mula sa listahan. Ngunit maaari ka ring pumili ng isa sa mga istilo ng talata mula sa menu sa tabi nito, sa pamamagitan ng pag-click sa button sa tabi normal na text upang mag-click. Kung hindi magkasya ang lahat ng function sa bar na ito, may double down arrow sa dulong kanan. Mag-click dito para makita ang mga karagdagang function.
Tip 08: Ipasok ang mga elemento
Upang magpasok ng isang larawan pumili Ipasok / Larawan. Sa itaas ng window, piliin ang lokasyon kung saan makikita ang larawan. Maaaring iyon ang iyong PC, Synology Drive, ang NAS mismo o isang online na lokasyon. Kung ang larawan ay nasa PC, maaari mong i-drag at i-drop ito mula sa PC patungo sa upload window sa browser. Pagkatapos ay i-click OK. Maaari mong baguhin ang laki at i-rotate ang imahe tulad ng sa Word. Kung ayaw mong magsingit ng larawan ngunit isang talahanayan, mag-click sa Ipasok / Talahanayan. Ngunit maaari mo ring gamitin ang pindutan para sa Ipasok ang talahanayan gamitin sa toolbar. At marami pang bagay na maaari mong isama sa dokumento sa ganitong paraan, tulad ng mga hugis, graph, at komento.
Tip 09: I-save ang dokumento
Upang mag-save ng dokumento, buksan ang menu file at piliin ka Pagpapalit ng pangalan. Bilang default, tinatawag ng Synology Office ang bawat bagong dokumento na "Walang Pamagat" hanggang sa ma-save ito. I-type ang bagong pangalan at i-click OK. Maaari mo ring gawin ang parehong sa pamamagitan ng pag-click sa asul na pangalan sa kanang tuktok ng browser window. Ngayong napalitan na ang pangalan, i-save ang dokumento sa pamamagitan ng I-save ang file. O gamitin ang kumbinasyon ng hotkey Ctrl+Skasi dito lang din sila nagtatrabaho. Matapos ma-save ang dokumento, maaari mo ring isara ito. Ginagawa mo ito sa pamamagitan ng pagsasara ng tab ng browser. Bumalik ka na ngayon sa Synology Drive at makikita mo na rin ang bagong dokumento sa folder na My Documents. Sa parehong paraan maaari ka ring lumikha at mag-save ng isang dokumento sa pagkalkula o isang pagtatanghal.
Aling Synology ang kailangan mo?
Hindi mo kailangan ng mabigat na NAS para sa Synology Office, ngunit hindi lahat ng Synology ay angkop. Ang pinakamagaan na Synology na may isang drive lang ay hindi nakakatugon sa mga kinakailangan ng package, ngunit mula sa dalawang drive natutugunan nila ang halos lahat. I-configure ang dalawang drive para maiwasan ang pagkawala ng dokumento o gamit ang RAID1 o SHR, ang awtomatikong pagsalakay ng Synology. Ang JBOD o RAID0 ay talagang hindi inirerekomenda kasama ng Synology Office. Isaalang-alang din ang dami ng memorya. Dahil magsasagawa rin ang NAS ng iba pang mga gawain kung gumagawa ka ng maraming dokumento kasama ang ilang tao, talagang napakaliit ng 512 MB ng memorya. Bilang panuntunan, magagamit ang anumang Synology NAS na may dalawang drive at hindi bababa sa 1 GB ng onboard memory. Para makasigurado, tingnan ang listahan ng mga katugmang modelo sa www.synology.com.
Para sa Synology Office kailangan mo ng Synology NAS na may hindi bababa sa dalawang disk at 1 GB ng RAM Tip 10: Lagyan ng label ang mga dokumento
Maaari mong tradisyonal na ayusin ang iyong mga dokumento sa mga folder. Sa isang pag-click dito tanda ng pagdaragdag Lumikha ng isang bagong folder. Ang isa pang paraan ay ang paglalagay ng label sa mga dokumento. Piliin ang dokumento at i-click Mga label. Mag-type ng pangalan para sa label at i-click Gumawa. Pumili ng kulay ng label at i-click OK upang iugnay ang label sa dokumento. Makikita mo rin ang mga label na ginamit sa kaliwang margin ng Drive. Mag-click sa isang label at lahat ng mga dokumento na may label na iyon ay ipapakita. Upang i-link ang isang umiiral nang label sa isang dokumento, i-drag at i-drop ito sa Drive sa label. Maaari ka ring magsama ng isang dokumento sa isang listahan ng mga paborito sa pamamagitan ng pagtatalaga ng isang bituin dito. Maaari ka ring maghanap sa lahat ng mga dokumento sa pamamagitan ng keyword o iba pang mga katangian sa pamamagitan ng box para sa paghahanap sa kanang tuktok ng screen.
Tip 11: Magbahagi ng dokumento
Kung gusto mong mabasa o ma-edit ng iba ang isang dokumento, magsisimula ka sa pagbabahagi ng dokumento sa iba. mag-click sa Ipamahagi at pumili sa Settings para sa pagsasa-pribado sa paraang nais mong ibahagi. Pagkatapos ay i-type sa field Listahan ng mga imbitado pangalan ng gumagamit at bigyan siya ng mga partikular na pahintulot para sa dokumentong iyon. Ng Pangasiwaan ang isa ay nagiging ganap na kapwa may-ari ng dokumento, ngunit mayroon ding ilang mas mababang antas ng mga pahintulot. Maaari kang magbigay ng mga karapatan sa maraming tao sa pamamagitan ng plus sign. Pagkatapos ay i-click I-save. Ang mga taong binabahagian mo ng dokumento ay makikita ito sa folder Ibinahagi sa akin sa kanilang Drive app.
Tip 12: Magtulungan
Ang mga nakabahaging dokumento ay kadalasang nagsasangkot din ng mga pagbabago at/o komento. Sa mapa Ibinahagi sa akin naglalaman ng mga dokumentong ibinahagi sa iyo ng iba. Pagkatapos magbukas ay maaari mong gawin kung para saan ang iyong natanggap na mga karapatan. Sa pamamagitan ng pindutan Maglagay ng komento halimbawa, sa toolbar sa tuktok ng screen maaari kang magdagdag ng mga komento. Ang mga ito ay makikita sa gilid sa tabi nito. Ang isang dokumento ay maaari ding maglaman ng mga komento mula sa maraming tao. Maaari mo ring sagutin ito sa iyong sarili. Sa ganitong paraan maaari mong pagbutihin ang nakabahaging dokumento kasama ng iba pa. Bilang may-ari ng isang dokumento, maaari mong suriin ang mga komento kapag natugunan na ang mga ito at nawala ang mga ito. Kung naka-install ang Synology Chat sa NAS, maaari mo ring talakayin ang mga komento nang live sa isang chat kasama ang ibang mga user.
Tip 13: Malayong pag-access
Upang gawing mas madali ang pag-access sa mga dokumento sa NAS, nag-aalok ang Synology ng ilang kapaki-pakinabang na app. Para sa PC, mayroong Synology Drive na gumagawa ng folder sa computer at nagsi-synchronize sa mga dokumento sa NAS. Sa isang dobleng pag-click sa isa sa mga dokumento, bubukas ang Synology Office sa browser at maaari mong i-edit ang dokumento. Mayroon ding mga Synology Drive app para sa mga Apple at Android device. Para sa ligtas na pag-access sa internet, nag-aalok ang app ng Synology QuickConnect. Sa ilang mga pag-click, gumagana na ang lahat. Ang bawat bagong user na magla-log in sa Drive sa NAS sa unang pagkakataon ay inaalok ng pagkakataong i-download at i-install ang mga app.
