Upang i-set up ang pangangasiwa ng isang drama club o upang ayusin ang isang patuloy na lumalagong koleksyon ng mga komiks, kailangan mo ng isang digital na sistema ng pamamahala. Pagkatapos ay maaari mong gamitin ang mga function ng matalinong paghahanap upang mag-print ng mga listahan, mailing at label. Iwasang mapunta ang iyong administrative system sa isang kalat at dead-end na kalye at gumamit ng database! Sa libreng programang Sodadb maaari kang mag-set up ng isang online na database na madali mong maibabahagi sa iba.
Tip 01: 10,000 record
Mayroong ilang mga libreng online na solusyon sa database out doon. Dito ginagamit namin ang Sodadb (Simple Online Database), isang online database manager na ipinagmamalaki ang sarili sa pagiging friendly nito sa gumagamit. Upang gawin itong mas madali hangga't maaari para sa user, inalis ng mga gumagawa ang mga pag-andar ng espesyalista. Sa libreng bersyon, maaari kang mamahala ng hanggang 10,000 record, na higit pa sa sapat para sa karamihan ng mga user sa bahay. Kung gusto mong pataasin ito sa 35,000 record, magbabayad ka ng $3.49 bawat buwan. Sa Sodadb posible na mag-upload ng mga panlabas na file upang iugnay ang mga ito sa mga talaan, ngunit sa libreng bersyon ang espasyo sa imbakan ay napakalimitado. Maaari mong ibahagi at baguhin ang database sa pamamagitan ng isang web address. Bilang karagdagan, ini-encrypt ng Sodadb ang koneksyon sa server, upang maprotektahan ang iyong data. At sa wakas, sa prinsipyo walang kinakailangang pagpaparehistro. Mag-surf sa www.sodadb.com at magsimula.
Database kumpara sa Spreadsheet
Ang mga spreadsheet at database ay ginagamit upang pamahalaan, mag-imbak, maghanap at magbago ng data. Ang isang spreadsheet ay madaling gamitin upang mahawakan ang maraming data ng parehong uri, tulad ng isang mahaba ngunit simpleng listahan ng address. Gayunpaman, kung gusto mong tingnan ang iba't ibang mapagkukunan ng data na may kaugnayan sa bawat isa, kailangan mo ng database. Ang isang database ay tulad ng isang spreadsheet sa mga steroid. Sa isang database ay mas madaling pamahalaan ang maraming (daan-daan o libu-libo) ng data. Bukod dito, ang naturang database ay nilikha upang mangolekta ng data sa pamamagitan ng mga advanced na paghahanap. Mula sa resulta ng paghahanap maaari kang, halimbawa, mag-print ng mga label o magpadala ng mga e-mail. Madali ka ring makakapagtalaga ng iba't ibang karapatan sa iba't ibang grupo ng user. Halimbawa, pinapayagan lamang ang isang pangkat na makita ang pangunahing impormasyon, habang mayroon ding pangkat na pinapayagang mag-edit ng data, at pangkat na maaari lamang makita at ma-edit ang data na ipinasok mismo ng mga miyembro ng grupong ito.
Tip 02: Mga Template
Kung hindi ka pa kailanman nagtrabaho sa isang database, pinakamahusay na tingnan ang mga template. Sa kanang itaas ay ang Mga template sa berdeng kahon. Mukhang may pag-asa ang mga ito: isang personal na address book, isang koleksyon ng musika, isang koleksyon ng pelikula at libro, mga contact sa negosyo at higit pa. Maaari mong palawakin ang hanay ng mga template at pagkatapos ay makakakuha ka ng higit pa: isang online na petisyon, isang customer base at iba pa. Sa ilalim ng mga link na ito makikita mo rin ang link Magsimula sa scratch para sa mga gustong magsimula sa simula. Ang mga template ay nakaayos sa Personal at negosyo. Kung nakita mong masyadong mahirap ang pagdidisenyo ng database, handa ang taga-disenyo na iakma ang database sa iyong mga personal na kagustuhan, kung saan humihingi lamang siya ng maliit na donasyon.
Maaari kang magsimula mula sa isang template, kapaki-pakinabang kung hindi ka pa kailanman nagtrabaho sa isang database dati Tip 03: Lihim na URL
Magsimula tayo sa Personal na address book. Sa susunod na window, isang malawak na orange na bar ang humaharang sa bahagi ng screen. Hinihiling ng Sodadb ang iyong email address upang mai-publish ang iyong database sa isang lihim na internet address. Sa pamamagitan ng personal na url na ito, ise-save ng program ang disenyo at lahat ng setting para sa susunod na pagkakataon. Pagkatapos mong mailagay ang iyong email address, tatanungin ng Sodadb kung ito ang iyong unang online na database. Kung nakagawa ka ng higit pang mga database gamit ang tool na ito, maaari mong pamahalaan ang mga ito nang magkasama. Kung gusto mo lang tingnan ang template, i-click Gagawin ko ito mamaya.
Maramihang mga database
Dahil kailangan mong magpasok ng isang email address ay hindi nangangahulugan na maaari ka lamang lumikha ng isang database. Maaari mong i-link ang maramihang mga database sa parehong email address. Sa tab Ang iba kong anyo makikita mo ang lahat ng mga database na iyong nilikha gamit ang program na ito.
Tip 04: Mga tala at field
Maaari mong basahin ang anunsyo sa window ng trabaho ng personal na address book Walang nakitang mga tala. Ang isang database ay binubuo ng mga tala na maaari mong ihambing sa mga sheet ng impormasyon. Ang bawat tala ay naglalaman ng data sa iba't ibang field. Naka-bold ang mga pangalan ng mga field. Ang mga pangalan ng field na ito ay kasalukuyang nasa English. Upang i-edit ang mga field na iyon kailangan mong pumunta sa Menu ng mga opsyon, kaliwang itaas. Buksan ang menu na ito at i-click I-set up ang iyong mga custom na field. Sa Sodadb, ang bawat tala ay maaaring maglaman ng maximum na 35 na mga patlang: iyon ay maraming impormasyon. Upang panatilihing medyo malinaw ang mga bagay, ibinu-bundle ng Sodadb ang 35 field na iyon sa mga pangkat ng 5.
Tip 05: I-edit ang mga field
Mag-click sa unang pangkat: Ipakita ang mga patlang 1-5. Upang magsimula, maaari mong palitan ang mga pangalan ng field sa Ingles ng mga terminong Dutch. Kapag may mga field sa template na hindi mo gustong ipakita, maaari mong gawin itong invisible sa pamamagitan ng pagtatakda Nakikita sa hindi i-configure. Maaari kang magdagdag ng text ng tulong sa bawat pangalan ng field. Ito ay text na lalabas sa light grey sa ibaba ng field upang matulungan ang mga user na maipasok nang tama ang lahat ng data. Sa ganitong paraan, ipinapahiwatig mo, halimbawa, kung paano dapat tandaan ang isang petsa. Sa template na ito, ang mga field 1 hanggang 5 ay lahat ng uri ng hanay. Nasiyahan ka na ba sa unang limang ito? Pagkatapos ay ayusin ang mga field 6 hanggang 10, at iba pa. Huwag kalimutan sa I-savebutton bago isara ang window na ito.
I-drop down
Upang payagan lamang ang ilang mga opsyon sa isang partikular na field, nagtatrabaho ka sa isang drop-down na menu. Sa halimbawang ito ay isusulat natin ang lalawigan sa patlang 6. Upang i-edit ang uri ng input field, mag-click sa button sa kaliwa kung saan ngayon uri ng hanay nakatayo. Dito pipiliin mo ang opsyon dropdown. Ilagay ang mga bagong value ng pagpipilian sa berdeng kahon, halimbawa: 1_Drenthe:2_Flevoland:3_Friesland at iba pa.
Tip 06: Manu-manong punan
Ang lahat ng mga pangalan ng field na iyong naayos ay mukhang maayos at ang teksto ng tulong ay malinaw din. Kapag handa na ang lahat ng field, maaari mong manu-manong punan ang unang tala. Pindutin ang pindutan Bago at pagkatapos ay lilitaw ang unang chip, na agad na binigyan ng serial number. Kapag nakumpleto mo na ang unang form, naroon ang pindutan I-save at Bago para ihanda ang susunod na record. Kapag handa ka na, i-click I-save. Ibabalik ka nito sa pangkalahatang-ideya ng column kung saan lumilitaw ang lahat ng mga tala sa ibaba ng bawat isa.
Upang maging maayos ang pag-import, mayroong template ng pag-import sa website Tip 07: Excel sa database
Kung mayroon kang isang listahan sa Excel o sa Word, siyempre maaari mong i-type muli ang impormasyong iyon, ngunit iyon ay isang boring na trabaho. Bilang karagdagan, ang mga error sa pag-type ay garantisadong mapupunta sa database sa ganitong paraan. Samakatuwid, mas makatuwirang mag-import ng kasalukuyang listahan sa Sodadb. Ang program na ito ay nag-i-import lamang ng data na naka-save bilang isang csv file. Ang Csv ay nangangahulugang 'comma-seperated values', kaya ang data ay dapat paghiwalayin ng mga kuwit. Bilang karagdagan, ang file ay dapat maglaman ng maraming mga column gaya ng nakikita sa iyong database.
Tip 08: Mag-import ng template
Upang matiyak na ang proseso ng pag-import ay tumatakbo nang maayos, mayroong isang template ng pag-import sa website. Mahahanap mo ito sa pamamagitan ng Menu ng mga opsyon at doon ka pumili I-import ang iyong data. Sa kahon na ito, i-click I-download ang iyong database template. Pagkalipas ng ilang segundo magkakaroon ka ng CSV file na mabubuksan sa Excel. Sa spreadsheet na ito, handa na ang lahat ng column batay sa database na iyong ginawa. Ngayon buksan ang iyong sariling lumang listahan ng data. Kopyahin ang data at i-paste ito sa naaangkop na mga column ng template ng Excel. Pagkatapos ay i-save ang Excel file na ito bilang: pinaghihiwalay ng kuwit mga halaga (.csv). Pagkatapos ay bumalik ka sa Menu ng mga opsyon. Mag-click sa ibaba I-import ang iyong data sa pindutan Pumili ng file. Piliin ang .csv file na kakahanda mo lang. At lahat ng data ay gumulong nang maayos sa online database nang hindi mo kailangang mag-type ng isang titik.
Kung nalaman mong napakahirap pa rin ang proseso ng pag-import, maaari kang tumawag sa developer. Sa website ng Sodadb nabasa namin na gustong i-import ng taga-disenyo ang data para sa iyo. Maliit na regalo lang ang hinihingi niya para dito.
Tip 09: Madaling paghahanap
Kapag ang database ay binubuo ng daan-daan o marahil kahit libu-libong mga rekord, hindi mo magagawa nang walang function ng paghahanap. Ang form sa paghahanap ay nagbibigay-daan sa iyo upang kumonsulta sa database gamit ang iba't ibang mga lohikal na equation. Ipagpalagay na gusto mong hanapin ang data ni Elise Janssen, pagkatapos ay i-click Ipakita ang normal na form sa paghahanap. Maglalabas ito ng form sa paghahanap kung saan available ang lahat ng field. Pumasok ka sa tabi ng field ng paghahanap Pangalan ang termino Elise sa at sa Huling pangalan ang termino Janssen. Pagkatapos ay i-click ang button na Paghahanap sa ibaba ng mga keyword upang mahanap ang mga tala na tumutugma sa paghahanap na ito.
I-save ang mga paghahanap
Halimbawa, kung hinanap mo kung sino ang kaarawan sa Enero at kung sino ang kaarawan sa Pebrero, maaari mong i-record ang mga advanced na takdang-aralin na ito para sa ibang pagkakataon. Ang mga naka-save na paghahanap ay lilitaw nang sunud-sunod sa box para sa paghahanap sa kaliwang tuktok. Maaari mong buksan ito sa pamamagitan ng pag-click sa asul na kahon na may puting arrow.
Ang ilang mga gumagamit ay pinapayagan lamang na tingnan ang data, ang iba ay pumapasok din at nagbabago ng impormasyon Tip 10: Masusing Paghahanap
Sa Sodadb posible na magsagawa ng mga advanced na paghahanap. Ito ay talagang mas simple kaysa sa hitsura nito. Ang query sa paghahanap na ipinasok lang namin sa pamamagitan ng mga field box ay lilitaw sa field ng paghahanap bilang #First Name# = 'Elise' AT #Apelyido# = 'Janssen'. Sa paghahanap, ang field ay nakapaloob sa mga hash mark at ang termino para sa paghahanap ay nakapaloob sa mga solong panipi. Kaya kung ikaw #FirstName# = 'Elise' O #FirstName# = 'Elisa' , hinahanap ng Sodadb ang lahat ng mga talaan na may unang pangalan na Elise o Elisa. Nakagawa ka na ba ng database ng libu-libong CD na binubuo ng mga field: Artista, Album, Bilang ng mga CD. Pagkatapos ay makikita mo sa paghahanap #Bilang ng mga CD# < '5' lahat ng mga artista kung saan wala kang limang CD. Masyadong malayo para masakop ang lahat ng lohikal na function at posibleng paghahanap dito, maraming halimbawa sa Help function ng program na ito.
Tip 11: Mga karagdagang user
Upang ibahagi ang impormasyon mula sa database, magdagdag ng mga user. Ang ilan ay pinahihintulutang tingnan ang data, ang iba ay pinapayagan din na magpasok at magpalit ng impormasyon. Mag-click sa Menu ng mga opsyon. Una kailangan mong protektahan ang database sa pamamagitan ng pindutan Protektahan ang iyong database. Upang gawin ito, kakailanganin mong ilagay ang iyong email address (kung hindi mo pa nagagawa). Pagkatapos ay mag-click sa Menu ng mga opsyon sa takdang-aralin Itakda ang iyong mga sub-user. Ilalagay mo ang mga e-mail address ng mga taong magkakaroon ng access sa database. Kasabay nito, magpapasya ka kung maaari nilang tingnan o idagdag at baguhin ang mga talaan. Ang pangatlong posibilidad ay maaari lamang nilang ma-access (tingnan, idagdag at baguhin) ang mga talaan na sila mismo ang pumasok.
Tip 12: Mga tool sa pag-edit
Sa Design view, maaari mong i-edit ang mga tala nang higit pa gamit ang iba't ibang mga tool na matatagpuan sa kaliwa ng bawat tala. Mayroong apat na icon: Para mai-proseso, Upang ipakita, tanggalin at Higit pang mga pagpipilian. Ang unang tatlong icon ay maliwanag, ngunit gayundin Higit pang mga pagpipilian (green plus sign) ay isang kawili-wili. Sa ilalim ng item na ito ay mga command tulad ng Kopyahin sa clipboard, I-print ang rekord, Magpadala ng email, Pumunta sa website at Tingnan sa mapa. Kung magagamit mo ang mga takdang-aralin na ito nang kapaki-pakinabang ay depende sa impormasyon sa talaan. Kung naglalaman ang data ng isang address o mga coordinate ng GPS, maaari mong gamitin ang Tingnan sa mapa upang magbukas ng mapa ng Google Maps sa isang panel. Kung ang tala ay naglalaman ng isang email address, pagkatapos ay ang pagtatalaga Magpadala ng email kapaki-pakinabang muli. Kaya maaari ka ring mag-print ng mga indibidwal na tala mula dito, i-export ang mga ito sa isang CSV file, o kopyahin ang mga ito sa clipboard ng computer.
I-export
Nasa Menu ng mga opsyon mayroon ding isang madaling gamitin na pag-export function upang i-export ang lahat o lamang ang mga nahanap na tala sa csv o txt file. Kapag ang mga tala ay naglalaman ng mga email address, maaari ka ring mag-export nang direkta sa isang mailing list. At para sa mga nais pa ring mag-print ng mga makalumang address label, mayroong function Mag-export ng maraming column para sa mga label.
