Parami nang parami ang mga ahensya na nakatuon sa pagiging walang papel, ngunit hindi mo ganap na maiiwasan na makatanggap ng sulat mula sa mga awtoridad sa buwis sa post o makatanggap ng resibo sa isang tindahan. Gusto mo bang i-digitize ang lahat ng papeles na ito sa iyong sarili? Pagkatapos ay magagawa mo: ang kailangan mo lang ay isang smartphone na may camera at tamang software. Ipinapaliwanag namin kung paano ka makakapag-scan gamit ang iyong smartphone.
Tip 01: Magtrabaho sa mobile
Bago ka namin bigyan ng impormasyon tungkol sa kung aling mga app ang maaari mong gamitin, bigyan muna kita ng tip tungkol sa iyong pamamaraan. Ang pag-scan sa mobile ay mas madali kaysa sa pag-scan gamit ang isang lumang pinagkakatiwalaang scanner, ngunit kapag nai-save mo ang lahat ng mga resibo, napakahirap pa rin kapag mayroon kang isang bundok ng mga resibo sa iyong desk. Ang mga resibo na iyon ay malamang na kalahating gusot sa oras na iyon at hindi na iyon nagpapadali sa pag-scan (tingnan ang tip 6). Kung kaya't irerekomenda namin sa iyo ay baguhin ang iyong paraan ng pagtatrabaho. Ang bentahe ng pag-scan gamit ang iyong smartphone ay palaging nasa iyo ang smartphone na iyon. Ito ay kapaki-pakinabang upang samantalahin iyon. Sa madaling salita: kung nakatanggap ka ng isang resibo, mabilis na maghanap ng isang tahimik na lugar, i-scan ang iyong resibo (at i-upload ito nang direkta sa cloud, upang hindi ka magkaroon ng panganib na mawala ang iyong mga resibo kung mawala mo ang iyong smartphone). Kailangan ng ilang oras upang masanay, ngunit kapag naging bahagi na ito ng iyong nakagawian, ginagawa nitong mas madali at mas organisado ang iyong buhay.
Tip 02: Pumili ng cloud
Ginagawang mas malinaw ng pag-scan sa mobile ang mga bagay-bagay... maliban kung guguluhin mo ito pagkatapos ng lahat. Pagkatapos ng lahat, napakaraming lugar kung saan maaari mong itago ang iyong mga file. Siyempre sa iyong smartphone mismo, ngunit mahigpit naming ipinapayo laban doon: kung mawala mo ang iyong smartphone o kung ito ay ninakaw, mawawala ang iyong data. Siyempre, posible rin ang pag-sync sa iyong PC o Mac, ngunit medyo mahirap iyon dahil mas mabilis ang pag-upload sa cloud (at kung minsan ay awtomatiko). Kung pipiliin mo ang isang ulap, pagkatapos ay talagang pumili ng isang ulap. Huwag mag-upload ng isang resibo sa Dropbox at isa pang resibo sa Google Drive. Gumawa ng isang pagpipilian, at gamitin ang app na akma. Karamihan sa mga serbisyo ng cloud ay may sariling app na may kakayahan sa pag-scan. Tinatalakay namin ang mga app na ito at tinatalakay namin ang isang app na wala sa mga kamay ng isang serbisyo sa cloud.
Ang isang madaling gamiting online na serbisyo ng larawan para sa iyong mga pag-scan ay ang Google Photos. Magagamit mo ito nang libre at gumagana ito sa iyong tablet at smartphone (Android at Apple). Bilang karagdagan, sa Google Photos maaari kang gumamit ng mga album, halimbawa upang ikategorya ang iyong mga resibo (o iba pang mga pag-scan), o upang paghiwalayin ang mga ito mula sa iyong mga regular na larawan. Mababasa mo ang lahat tungkol sa Google Photos sa aming site.
Ang mga serbisyo sa cloud ay may iba't ibang hugis at laki, at maaari mong makita ang iyong sarili na mas gusto ang isa pang serbisyo kaysa sa Google Photos. Ang bawat isa sa kanila ay may sariling mga pakinabang at quirks. Halimbawa, hindi tulad ng maraming kakumpitensya, ang Dropbox ay hindi nakatali sa isang partikular na operating system. Ito ay naiiba sa, halimbawa, iCloud (isinasama sa Apple ecosystem), Google Drive o OneDrive ng Microsoft.
At pagkatapos ay mayroong hindi mabilang na mas maliit, bahagyang hindi gaanong kilalang mga serbisyo. Box, halimbawa, na mas nakatutok sa mga negosyo. O SpiderOak, na may privacy bilang pinakamahalagang gawa nito. Ang Mega ay serbisyo ni Kim Dotcom, isang kilalang internet entrepreneur. At ang Stack ay isang Dutch cloud na nagbibigay sa iyo ng hindi bababa sa isang terabyte ng libreng espasyo sa imbakan. Kaya maraming pagpipilian.
Halos lahat ng cloud app ay mayroon ding kakayahan sa pag-scan Tip 03: Mag-scan gamit ang Dropbox
Ang Dropbox ay nakapag-scan ng mga dokumento gamit ang Dropbox app para sa parehong Android at iOS mula noong nakaraang taon. Ang madaling gamiting bagay tungkol dito ay, siyempre, na ang mga dokumento ay hindi nai-save sa iyong smartphone, ngunit direktang na-upload sa Dropbox at posibleng agad na naka-synchronize sa Dropbox app sa iyong computer. Upang mag-scan ng dokumento, simulan ang Dropbox app, pindutin ang plus sign sa ibaba at pagkatapos ay piliin ang Scan Document. Ang camera ay magsisimula na ngayon kaagad, pagkatapos ay maaari mo itong ituro sa dokumentong i-scan. Ipinapakita ng asul na frame kung aling ibabaw ang ma-scan. Ang maganda ay hindi mo kailangang hawakan ang camera nang direkta sa itaas nito; itinatama ng app ang larawan mismo. Ang pagpindot sa plus sign sa kaliwang ibaba ay nagbibigay-daan sa iyong magdagdag ng page, at ang pagpindot sa mga slider ay nagbibigay-daan sa iyong kontrolin ang mga bagay tulad ng kulay, itim at puti, at iba pa. I-rotate ang larawan gamit ang icon sa kanang tuktok. Nasiyahan? Pagkatapos ay pindutin Susunod na isa, magpasya kung PDF o PNG file ito, pumili ng lokasyon ng storage sa Dropbox, pagkatapos ay pindutin Panatilihin.
Tip 04: … gamit ang Google Drive
Binuo din ng Google ang opsyon sa pag-scan sa Google Drive app nito, ngunit sa kasamaang-palad ay umiiral lang ang functionality na ito para sa Android sa oras ng pagsulat. Upang gamitin ang function ng pag-scan sa Google Drive, simulan ang app sa iyong Android smartphone at pindutin ang plus sign sa kanang ibaba (sa asul na bilog). Sa lalabas na menu, pindutin ang Scan. Tulad ng sa Dropbox app, inilulunsad kaagad ang camera at maaari mo itong ituro sa dokumentong gusto mong i-scan. Hindi tulad sa Dropbox, walang frame na ipinapakita, ngunit ang ideya ay pareho at ang mga skewed na imahe ay itinatama din dito. Kung ang frame na iyon ay hindi ganap na naitakda nang tama, maaari mo itong itama sa pamamagitan ng pagpindot sa icon na may parisukat sa itaas. Gayundin sa app na ito maaari kang magdagdag ng mga pahina sa pamamagitan ng pagpindot sa plus sign sa kaliwang ibaba. Ang icon ng paint palette sa itaas ay nagbibigay-daan sa iyong pumili kung ito ay dapat na kulay o itim at puti, at ang tatlong tuldok sa kanang bahagi sa itaas ay nagbibigay-daan sa iyong i-rotate, pangalanan, o tanggalin nang buo ang pahina. Kapag nasiyahan ka, pindutin ang check mark sa kanang bahagi sa ibaba at ang iyong larawan ay awtomatikong ia-upload sa Google Drive.
Tip 05: … gamit ang Turboscan
Ang TurboScan Pro app ay nagkakahalaga ng 5.49 euros (o 3.50 euros para sa Android), kung saan ang mga app mula sa Dropbox at Google Drive ay libre. Ngunit ang app na ito ay mas nababaluktot at mayroon kaming maiaalok para doon. Upang mag-scan gamit ang TurboScan Pro (para sa iOS o Android), simulan ang app at pindutin ang icon ng camera sa kaliwang ibaba (maganda, maaari mo ring i-load ang mga kasalukuyang larawan gamit ang icon sa kanang ibaba). Sa sandaling kukunan mo ang larawan, inilalagay ng TurboScan ang frame, na maaari mong ayusin sa lugar. Pindutin Tapos na sa sandaling tama ang frame (sa karamihan ng mga kaso, awtomatikong tama iyon). Sa kanang bahagi sa ibaba maaari mong ipahiwatig kung gusto mong i-save ang resibo sa itim at puti o sa kulay (itim at puti ay tumatagal ng mas kaunting espasyo), at maaari mong ayusin ang scheme ng kulay gamit ang mga parisukat sa ibaba. Pagkatapos ay pindutin Susunod. Gamit ang icon sa kanang ibaba (plus sign) maaari kang magdagdag ng isang pahina sa pag-scan, gamit ang icon ng brush maaari mong baguhin ang pangalan, awtomatikong magdagdag ng petsa at ipahiwatig kung aling format ang pag-scan ay dapat i-save. Gamit ang pindutan Ipamahagi Sa kaliwang ibaba, i-save ang pag-scan o i-upload ito sa cloud.
Lukot ba ang iyong mga resibo? Bago mag-scan, ilagay ang mga ito sa ilalim ng isang glass plateTip 06: Wrinkles
Inirerekomenda namin na i-scan mo kaagad ang mga bagay tulad ng mga resibo kapag natanggap mo ang mga ito, dahil mababasa mo sa tip 1. Kung hindi ito posible o wala ka lang gustong gawin, malamang na mauwi ka sa mga kulubot na resibo. Na ginagawang mas mahirap ang pag-scan, ngunit hindi imposible. Siyempre, maaari mong i-fold at i-roll back ang mga resibo/dokumento, ngunit nangangailangan iyon ng maraming oras at samakatuwid ang pagiging kapaki-pakinabang ng pag-scan sa mobile ay siyempre mahirap hanapin. Ang problemang ito ay madaling malutas sa paraan na talagang hindi naiiba sa tradisyonal na scanner: isang glass slide. Kumuha ng baso o plastik na plato mula sa isang frame ng larawan at ilagay ito sa ibabaw ng resibo upang ma-scan. Hindi na problema ang wrinkles. Isang bagay na dapat gawin sa araw, dahil ang pagmuni-muni ng mga lamp ay maaaring magtapon ng isang spanner sa mga gawa.
Tip 07: OCR?
Ang lahat ng mga app na binanggit ay gumagana nang napakahusay at mahusay, ngunit may isang karaniwang depekto: hindi nila mako-convert ang na-scan na teksto sa digital na teksto (iyon ay, teksto na maaari mong kopyahin at i-paste). Sa kabutihang palad, may mga app na gumagamit ng teknolohiyang ito (ocr), at isa sa mga app na iyon ay mula sa isang kilalang software manufacturer: Microsoft! Libre ang Office Lens at available para sa parehong Android at iOS. Upang mag-scan ng isang dokumento, simulan ang app at isaad sa ibaba na ito ay isang Dokumento. Ituro ang iyong camera sa dokumento/resibo na gusto mong i-scan at pindutin ang pulang button kapag nailagay nang maayos ng puting frame ang dokumento. Ngayon pindutin +1 kaliwang ibaba upang magdagdag ng isa pang dokumento sa pag-scan o pag-click handa na kanang itaas kung masaya ka sa resulta. Kapag pinindot mo na ngayon ang PDF sa ibaba, ang dokumento ay nai-save bilang isang nae-edit na PDF, sa madaling salita lahat ng teksto sa dokumento ay maaaring mapili at makopya.
Tip 08: Paghihiwalay ng mga file
Sa ilang mga kaso, kapaki-pakinabang na i-scan ang maraming mga dokumento bilang isang dokumento, dahil ito ay mas mabilis. Ngunit pagkatapos ay magkakaroon ka ng isang malaking PDF, habang gusto mo talaga ng hiwalay na mga dokumento. Ngunit maaari mong paghiwalayin ang mga dokumento nang napakadali. Ang isang kahanga-hangang programa para dito ay ang Adobe Acrobat DC, ngunit ang program na ito ay mahal at hindi isang opsyon para sa lahat. Sa kabutihang palad, mayroon ding mga libreng alternatibo, at hindi mo na kailangang mag-install ng kahit ano. Bisitahin ang www.splitpdf.com at i-upload ang file na gusto mong hatiin (maaari mo rin itong direktang i-import mula sa Dropbox o Google Drive). mag-click sa I-extract ang lahat ng page sa magkahiwalay na file o partikular na tukuyin kung aling mga file ang gusto mong hatiin. Ngayon pindutin Hatiin upang aktwal na hatiin ang mga file. Ang isang zip file ay gagawin na ngayon na naglalaman ng lahat ng mga pahina mula sa pangunahing dokumento bilang isang hiwalay na PDF file.
Gusto mo bang pagsamahin ang ilang magkakahiwalay na dokumento sa isang buo? Magagawa mo iyon online nang libre Tip 09: … at pagsamahin
Siyempre, posible rin ang kabaligtaran na sitwasyon: na-scan mo ang lahat ng uri ng hiwalay na mga file at nais mong pagsamahin ang mga ito sa isang PDF. Magagawa rin iyon ng Adobe Acrobat DC, ngunit sa kasong ito ay mayroon ding isang libreng online na tool na maaaring gawin ito para sa iyo (mula sa parehong mga gumagawa, sa pamamagitan ng paraan). Mag-surf sa www.pdfmerge.com at i-upload ang mga file na gusto mong pagsamahin sa isang PDF. Bilang default, mayroong apat na field, ngunit sa pamamagitan ng pag-click Higit pang mga file maaari kang magdagdag ng higit pang mga patlang. Pagkatapos ay mag-click sa Pagsamahin! Ang site ay gagana para sa iyo, at halos kaagad pagkatapos noon, ang pinagsamang PDF file ay awtomatikong dina-download para sa iyo. Mayroon ding software na magagamit mula sa parehong mga site na maaaring gawin ang trabaho para sa iyo online, ngunit ang software na iyon ay hindi libre.
Tip 10: Ayusin
Sa simula ng artikulong ito, inirerekumenda namin ang pag-opt para sa isang serbisyo sa cloud. Sa ilang mga kaso hindi ito magiging posible (halimbawa dahil namamahala ka ng isang administrasyon nang magkasama, at ang isa ay may Android phone, at ang isa ay may iPhone na may Google Drive app na hindi sumusuporta sa mga pag-scan). Ang ganitong sitwasyon ay hindi pinakamainam, ngunit medyo madaling lunasan sa IFTTT. Ang IFTTT ay isang website na maaaring mag-link ng mga serbisyo nang magkasama. Bisitahin ang www.ifttt.com at gumawa ng account. Hindi mo kailangang muling baguhin ang gulong, ang aksyon na iyong hinahanap ay ginawa na ng iba. Mag-click sa magnifying glass at maghanap i-sync ang dropbox google drive (Siyempre maaari kang magpasok ng anumang serbisyo sa cloud na gusto mo dito; kinukuha namin ang dalawang ito bilang isang halimbawa). Piliin ang app na may nais na paglalarawan (sa aming kaso Awtomatikong i-sync ang mga bagong file na idinagdag sa Dropbox sa iyong Google Drive). Piliin ang folder sa Dropbox kung saan mo ia-upload ang mga resibo at pagkatapos ay i-click buksan. Ang mga resibo na inilagay sa folder na ito ay awtomatikong naka-sync sa Google Drive. Sa ganitong paraan mapapanatili mong maayos ang lahat.
