Hindi mo kailangang i-type ang lahat ng data na ginagamit mo sa isang dokumento nang paisa-isa sa Word. Ang software ay may malawak na pag-andar para sa pag-import ng data mula sa iba pang mga programa. Sa artikulong ito ipapakita namin sa iyo ang mga posibilidad ng pag-import at pag-link ng data mula sa iba pang mga program, tulad ng Excel.
Kung mayroon kang iba pang mga pakete mula sa serye ng Office, nag-aalok ang Word ng posibilidad na mag-import ng data mula sa mga program na iyon sa iyong dokumento. May kinalaman man ito sa data mula sa isang Excel sheet o Access, data ng address o mga slide; madali mong mai-link ang mga ito sa iyong Word document. Ang bentahe ng pag-link ng data mula sa iba pang mga program ay kailangan mo lamang baguhin ang data nang isang beses sa source program. Pagkatapos ay awtomatikong ililipat ng Word ang mga pagbabago sa iyong dokumento. Minsan kailangan mong i-refresh ang data na iyon.
01 Mag-import ng data mula sa Excel
Ang Excel ay malawakang ginagamit para sa pagpasok ng data. Ngunit minsan gusto mo lang isama ang bahagi ng isang Excel file sa Word, nang hindi direktang nagli-link ng data. Halimbawa isang (bahagi ng a) talahanayan. Tinitiyak ng malawak na pagkopya at pag-paste ng parehong Word at Excel na ang data, kabilang ang pag-format, ay maaaring ilipat sa iyong dokumento. Sa halimbawang ito, kokopyahin namin ang isang simpleng talahanayan nang walang pag-format mula sa Excel hanggang Word. Pinipili namin ang lahat ng mga cell, i-right click at piliin Upang kopyahin.
02 Pagpili ng tamang format
Ang paraan kung saan inilalagay ang data mula sa Excel sa Word ay depende sa pag-paste ng function na iyong pinili sa huli. Sa Word maaari mong ilagay ang iyong data sa iyong dokumento sa iba't ibang paraan: i-paste gamit ang pag-format, i-paste bilang isang imahe o i-paste nang walang pag-format. Ang mga opsyon sa pag-paste na magiging available ay depende sa kung anong uri ng data ang inilalagay sa clipboard. Kung kumopya ka ng isang talahanayan mula sa Excel, mayroon kang higit pang mga pagpipilian sa pag-paste kaysa sa kung gusto mong mag-paste ng plain text mula sa, halimbawa, Notepad sa iyong Word document.
Kung gusto mong i-paste ang data mula sa Excel sa Word nang walang pag-format, piliin ang 'Keep text lang', ang pinakakanang button sa menu. Pagkatapos ay i-paste ng Word ang data mula sa Excel nang direkta nang walang mga extra. Ang bawat hilera sa talahanayan ay idinidikit sa isang hiwalay na linya.
03 Format-Preserving Table
Kung ang talahanayan ay naka-format sa Excel na may mga hangganan, mga kulay, iba't ibang mga font at may kulay na mga cell at gusto mong kopyahin ito nang paisa-isa sa Word, pumili mula sa mga opsyon sa pag-paste para sa function. Panatilihin ang source formatting.
Kapag kinokopya ang isang talahanayan mula sa Excel, ang data sa Word ay inilalagay din sa isang talahanayan. Ang bentahe nito ay maaari mo na ngayong i-edit ang data at ayusin ang disenyo ng talahanayan kung kinakailangan. Kung nag-click ka sa naka-paste na talahanayan sa Word, lalabas din ang tab sa Ribbon Disenyo ng mesa magagamit. Sa napiling talahanayan, maaari mong agad na ilapat ang ibang disenyo.
Kung gusto mo lang ayusin ang isang cell, row o column, i-click ito gamit ang mouse at maaari mong baguhin ang mga katangian nito.
04 Dynamic na data mula sa Excel
Minsan maaaring mangyari na ang data sa Excel na gusto mong gamitin sa iyong Word document ay dynamic. Iyon ay, ang data sa Excel file ay maaaring magbago sa paglipas ng panahon. Kung gayon, mahalaga na ang data mula sa Excel na nakalagay sa Word ay ang pinakabago. Maaari mong i-paste ang data sa Word habang pinapanatili ang link ng data sa Excel. Kung babaguhin mo o ng ibang tao ang orihinal na data sa Excel, ang mga pagbabagong iyon ay ipapatupad din sa Word. Upang magawa ito, kailangan mong i-paste ang data mula sa Excel sa Word sa isang espesyal na paraan. Kung ganoon, piliin ang i-paste para sa . mula sa menu I-link at panatilihin ang source formatting.
Kapag ang data ay nai-paste sa Word, makikita mo na ang talahanayan ay binigyan ng ibang function. Kung nag-click ka sa isa sa mga cell gamit ang kanang pindutan ng mouse, makakakita ka ng bagong opsyon sa listahan, ibig sabihin I-update ang link. Kung binago ang data sa Excel, hindi ito direktang babaguhin sa Word. Bilang may-ari ng dokumento, maaari mong ipakita ang pinakabagong data sa talahanayan sa pamamagitan ng pagpili I-update ang link.
05 Mga naka-format na talahanayan
Hindi sinasadya, gumagana din ang function na ito kapag nagbago ang orihinal na pag-format sa talahanayan sa Excel. Sa sandaling, halimbawa, ang kulay o ang kapal ng mga linya ay binago sa Excel at pipiliin mo sa Word I-update ang link, pagkatapos ay makikita rin ang mga pagbabagong iyon sa Word. Siyempre, mayroon din itong mga disadvantages para sa layout ng iyong Word document. Sa kabutihang palad, may solusyon para diyan. Kung gusto mo lang ang data sa mga cell ng Excel ang makopya, ngunit hindi ang mismong pag-format, piliin ang opsyon na i-paste Pag-uugnay at paggamit ng mga listahan ng target. Ang talahanayan ay kinokopya na ngayon nang walang pag-format sa Word, ngunit ang data sa mga cell mismo ay mananatiling naka-link sa Excel at anumang mga pagbabago ay mase-save pagkatapos mong pumili I-update ang link ipinatupad sa Word.
Kung ang talahanayan sa Excel ay binago mula sa disenyo-teknikal na pananaw, wala itong karagdagang impluwensya sa layout ng talahanayan sa Word.
06 Lumikha ng mga liham at sulat
Maaari mo ring gamitin ang Word upang magpadala ng liham sa maraming address. Sa kabutihang palad, hindi mo kailangang gumawa ng isang hiwalay na liham para sa bawat addressee para dito, ngunit maaari kang lumikha ng isang karaniwang liham. Sa isang karaniwang sulat, madali kang makakapagpadala ng liham sa maraming tao. Ili-link mo ang isang database na may mga pangalan, address at lugar ng paninirahan sa naturang karaniwang sulat. Maaari mo ring gamitin ang function na ito para sa pag-print ng mga sobre. Sa halimbawang ito, ipapakita namin sa iyo kung paano awtomatikong magdagdag ng mga address sa iyong dokumento.
07 Lumikha ng mga field ng address
May espesyal na feature ang Word para sa awtomatikong pagpasok ng mga pangalan at address sa iyong dokumento. Sa Ribbon makakahanap ka ng isang hiwalay na tab para dito, na tinatawag Listahan ng mga mail. Doon maaari mong i-link ang Word sa isang umiiral na mailing list, o maaari ka ring lumikha ng bagong listahan mula dito.
Kailangan mo munang magkaroon ng listahan ng mga address. Maaari mong gawin ang mga ito sa Word, ngunit maaari mo ring i-link ang Word sa, halimbawa, Excel upang kunin ang data ng address. Ipapakita muna namin sa iyo kung paano gumawa ng sarili mong listahan ng mga detalye ng address sa Word. Sa ilalim ng tab Listahan ng mga mail nahanap mo ba ang pindutan Pumili ng mga address. I-click ito at piliin ang opsyon Mag-type ng bagong listahan.
Lilitaw na ngayon ang isang window kung saan maaari mong ipasok ang mga detalye ng address. Sa halimbawang ito, nililimitahan namin ang aming sarili sa mga detalye ng address (na gawa-gawa lamang) gaya ng pagbati, inisyal, apelyido, address, postal code at lugar ng paninirahan. Para sa bawat row, punan ang mga detalye ng mga taong gusto mong sulatan. Kapag tapos ka nang mag-fill in, pindutin ang button OK para i-save ang listahan.
Iniimbak ng Word ang listahan ng address bilang database ng Microsoft (na may extension na .mdb), na may kalamangan na maaari mong patuloy na gamitin ang file na ito sa Office, kaya hindi mo na kailangang gumawa ng bagong listahan ng address sa bawat pagkakataon.
Kung nai-save mo ang database sa Word, lalabas ang button sa Ribbon Simulan ang Mail Merge magagamit. Ngunit bago mo i-click iyon, kailangan mo munang matukoy ang posisyon sa iyong sulat kung saan mo gustong ilagay ang field ng address. Upang ilagay ito, mag-click sa pindutan Block ng address.
08 Suriin ang data
Makakakita ka na ngayon ng isang bagong window kung saan maaari mong suriin kung tama ang data. Sa prinsipyo, hindi mo kailangang magbago ng marami dito; kung nakagawa ka ng isang simpleng listahan ng address na naglalaman lamang ng una at apelyido, kalye, numero ng bahay, zip code at lungsod at lahat ng mga address ay nasa iyong sariling bansa, kadalasan ay inilalagay ito ng Word nang tama kaagad. Maaari lamang itong maging kapaki-pakinabang upang baguhin ang mga setting kung magpapadala ka rin ng mga internasyonal na liham. Mag-click sa pindutan pagkatapos OK , pagkatapos ay inilalagay ng Word ang isang text code <>. Ang bloke na iyon ay nagpapahiwatig na ang data ng address ng database ay ilalagay doon.
Sa tuktok ng Ribbon makakakita ka na ngayon ng mga karagdagang button kung saan maaari kang mag-browse sa mga titik na may mga address na kaka-link lang. Sa ganitong paraan maaari mong suriin kung ang mga detalye ng address ay tama na nakasaad sa sulat. Bilang karagdagan sa mga pindutan ng arrow para sa pag-scroll sa mga titik, makakahanap ka rin ng isang pindutan na tinatawag Halimbawa ng resulta. Sa pagpindot sa pindutan na ito maaari mo ring makita ang aktwal na mga detalye ng address sa bawat titik.
Maaari ka na ngayong magpasya kung masaya ka sa kasalukuyang view, o kung may gusto kang baguhin. Ang layout, halimbawa, dahil baka gusto mong i-print ang mga address nang medyo mas malaki o bigyan sila ng ibang font. Hindi mo kailangang gawin ito nang hiwalay para sa bawat titik, ngunit magagawa mo ito nang sabay-sabay sa pamamagitan ng pagpili sa block <> sa iyong dokumento. Upang gawin iyon, kailangan mo munang huwag paganahin ang preview ng address sa pamamagitan ng pagpindot muli sa . button Halimbawa ng resulta upang mag-click. Pagkatapos lamang muling lumitaw ang block ng address. Piliin ang <> sa iyong dokumento, at maaari mong baguhin ang pag-format nito.
09 Pagsamahin ang mga dokumento
Kuntento ka ba sa resulta? Pagkatapos ay maaari mong pagsamahin ang mga detalye ng address sa iyong sulat. Sa pagsasama, gumagawa ang Word ng maraming kopya ng liham, na may natatanging address mula sa database sa bawat titik. Upang simulan ang pagsasama, mag-click sa pindutan sa Ribbon Tapusin at Pagsamahin, hanggang kanan. Tatlong pagpipilian ang lalabas ngayon, piliin Mag-print ng mga dokumento.
Tukuyin kung aling mga tala ang gusto mong i-print, kadalasan ay ipi-print mo ang lahat nang sabay-sabay. Ipinapadala ng Word ang utos, pagkatapos pindutin ang pindutan OK, sa printer at ipi-print ang iyong mga sulat.
Tip: Mag-print ng mga label at sobre
Bilang karagdagan sa pag-print ng mga titik, gusto mo rin bang mag-print ng mga address sa mga sobre o label? Pagkatapos ay pumili sa kaliwang bahagi ng Ribbon para sa Mga sobre o mga label. Kapag nag-click ka sa isa sa dalawang button na ito, binabago ng Word ang layout ng iyong kasalukuyang dokumento sa isang sobre o label. Maaari kang pumili mula sa iba't ibang mga format.
10 Mag-import ng mga address mula sa Excel
Maaari mo ring makuha ang iyong mga file ng address sa Word mula sa iba pang mga program o magtrabaho sa magkahiwalay na mga format ng file. Ang pagpasok sa pamamagitan ng function na Mga Listahan ng Address sa Word ay minsan medyo mahirap. Ito ay napaka-tumpak na trabaho, at ang pagpindot sa maling pindutan ay maaaring mabilis na mangahulugan na kailangan mong muling ipasok ang isang tala. Bilang karagdagan, ang maliit na sukat ng window ng pag-input ay nagpapahirap sa paggawa ng maraming mga tala. Sa kasong iyon, mas mahusay na pumili ng isang programa na maaaring pangasiwaan ang mga talaan nang mas mahusay, tulad ng Excel o - kung mas gusto mong magtrabaho kasama ang mga programa sa database - Access. Para sa pangunahing kursong ito ginagamit namin ang Excel upang mag-import ng data ng address, na gumagana nang maayos sa kasong ito; Pinapadali ng Excel na gumamit ng higit pang mga row.
Kung nasa Excel ka nang maayos ang iyong mga tala, madali mong magagamit ang mga ito upang lumikha ng data ng address sa Word. Ang bawat hilera sa Excel na kailangang gamitin sa Word para sa data ng address, magbibigay ka ng malinaw na pangalan: Pagpupugay, Pangalan, Huling pangalan, pangalan ng kalye, numero ng bahay, Postal Code at tirahan. Ang row na iyon ang unang row sa table. Sa mga sumusunod na row, punan ang lahat ng detalye ng mga address na gusto mong gamitin sa sulat.
11 I-save ang file
Natapos mo na ba ang iyong file? Pagkatapos ay i-save mo ito at pagkatapos ay pumunta sa Word upang i-import ang data mula sa Excel file bilang isang address file. Upang gawin ito, magpatuloy tulad ng sumusunod: mag-click sa Ribbon Listahan ng mga mail sa Pumili ng mga address at piliin iyon Gamitin ang umiiral na listahan. Pagkatapos ay piliin ang iyong Excel file.
Ang Word ay may kasama na ngayong kumpirmasyon ng file. Kung na-format mo ang talahanayan sa Excel, tulad ng sa aming halimbawa, ang unang hilera ng data ay naglalaman ng mga heading ng column. Pagkatapos ay maglagay ng check in Ang unang hilera ng data ay naglalaman ng mga heading ng column. Kinikilala ito ng Word, at para madali mong mailagay ang mga tamang field sa tamang lugar sa iyong dokumento.
12 Tukuyin ang mga field
Sa kaibahan sa pag-import ng data ng address sa pamamagitan ng Listahan ng Address, kailangan mo pa ring tukuyin nang hiwalay ang mga field kapag nag-i-import ng data mula sa Excel. Ang bawat column mula sa iyong Excel file ay nagiging isang hiwalay na bloke sa Word na sa huli ay naglalaman ng buong address field. Sa Ribbon sa Listahan ng mga mail may makikita kang button na tinatawag Ipasok ang mga merge na field. Sa ilalim ng menu na iyon makikita mo ang lahat ng mga column mula sa Excel sheet. Maaari mo na itong ilagay sa iyong dokumento sa pamamagitan ng pag-click sa tamang pangalan. Ilagay muna ang cursor kung saan mo gustong ipasok ang unang field, sa aming halimbawa iyon ay Pagpupugay.
Maglagay ng puwang sa pagitan ng bawat field sa iyong Word na dokumento upang ang pagbati, unang pangalan at apelyido ay hindi magkasama, tulad ng nasa ibaba:
<><><>
Ngayon magbigay ng enter para sa isang bagong linya, at ilagay ang mga patlang sa ibaba nito pangalan ng kalye at numero ng bahay, muli na may puwang sa pagitan:
<><>
At sa huling linyang inilagay mo Postal Code at tirahan, dito rin na may puwang sa pagitan:
<><>
Ang bentahe ng pagsasama ng mga indibidwal na patlang sa iyong dokumento ng Word ay maaari mong gamitin ang mga ito kahit saan sa iyong sulat. Sa ganitong paraan maaari kang bumuo ng isang personal na liham batay sa data mula sa Excel file.
