Walang alinlangan na darating ang mga araw na hindi ka magpadala ng apat na raang sulat na lahat ay kailangang bigyan ng personal na pagbati at iba pang personal na impormasyon. Iyon mismo ang dahilan kung bakit may magandang pagkakataon na hindi ka pamilyar sa function ng mga mailing list sa Word at na gumugugol ka ng maraming oras sa isang bagay na maaaring gawin sa loob ng ilang minuto (at mas madaling magkaroon ng mga error). Tinutulungan ka naming makatipid sa oras na iyon.
1 Ano ang mga mailing list?
Ang mga mailing list ay isang function sa loob ng Word na nagbibigay-daan sa iyong mag-import ng data mula sa, halimbawa, isang Excel na dokumento. Ipagpalagay na mayroon kang isang dokumento sa Excel na may data na 25 tao, gagamitin ng Word ang function ng Mailings upang makagawa ng 25 na dokumento na naglalaman ng data na iyon. Ang natitirang bahagi ng dokumento ay nakumpleto na may karaniwang impormasyon na pareho para sa bawat dokumento at bawat titik. Kaya maaari kang bumuo ng mga personal na liham nang napakabilis, habang kailangan mo lamang gawin ang trabaho nang isang beses. Basahin din: Maging isang tunay na dalubhasa sa Word sa 12 hakbang.
2 Isipin mo na lang
Mukhang medyo clumsy, ngunit ang pagbagal ay isa sa mga pinakakapaki-pakinabang na hakbang sa workshop na ito. Wala nang mas nakakainis kaysa sa pagkakaroon ng lahat sa mga pitcher, para lamang malaman na kailangan mong ayusin ang dokumento ng Excel dahil may nakalimutan ka. Isipin kung ano ang gusto mo sa dokumento ng Word. Upang ilarawan, nagpapadala kami ng isang imbitasyon sa isang kasal. Una sa lahat, kailangan namin ng mga detalye ng pangalan at address para sa address at personal na pagbati, ngunit nais din naming magtalaga ng mga numero ng talahanayan para sa hapunan. Dalawang daang bisita ang darating, kaya maaari mong isipin na magiging isang malaking trabaho nang manu-mano. Sa isang mailing list na napakadali.
3 Gumawa ng Word Document
Ngayon na mayroon kang pangunahing ideya kung ano ang gusto mong ilagay sa iyong dokumento (sa aming kaso, isang sulat), oras na upang aktwal na ayusin ito. Simulan ang Word at lumikha ng bagong dokumento, sa pamamagitan ng File / Bago / Blangkong Dokumento. Maaari mo ring piliin na gumamit ng template, na walang impluwensya sa resulta. Pagkatapos ay lumikha ng dokumento o isulat ang liham na nais mong ipadala. Kumpletuhin ang liham na ito, kasama ang pagbati, address sa kanang tuktok (kung naaangkop) at sa aming kaso: pagtatalaga ng mga numero ng talahanayan. Gawing bold ang data na gusto mong awtomatikong mapunan sa ibang pagkakataon, para hindi mo ito makalimutan sa ibang pagkakataon. Sa pamamagitan ng pagkumpleto ng liham, mayroon kang isang konkretong pangkalahatang-ideya para sa iyong sarili kung mayroon kang nakalimutan. Suriin ang dokumento at ipasuri ito ng ibang mga stakeholder (iyong kasosyo, kasamahan, atbp.) upang matiyak na wala kang nakalimutan. I-save ang dokumento.
4 Gumawa ng Excel na dokumento
Pagkatapos ay likhain mo ang dokumento ng Excel. Siyempre, nakakatipid ito ng maraming oras kung mayroon ka nang lahat ng mga pangalan at address sa Excel, kaya kailangan mo lamang idagdag ang mga nawawalang elemento. mag-click sa File / Bago / Walang laman na Workbook upang lumikha ng bagong dokumento. Ang mga template ay hindi kanais-nais sa kasong ito, na lumilikha lamang ng kalituhan, panatilihin itong hubad at simple hangga't maaari. Ang mahalagang malaman ay nagsisilbing mga paksa ang mga column sa Excel (ibig sabihin, pangalan, address, numero ng talahanayan, at iba pa) at ang mga row ay nagsisilbing enumeration ng lahat ng data na iyon, ibig sabihin, sa aming kaso, ang bawat row ay ibang tao. .
5 Punan ang isang dokumento ng Excel
Ngayon ay maaari mong simulan ang pagpuno sa dokumento ng Excel. Sa aming kaso, inilalagay namin ang mga sumusunod na heading sa unang linya ng dokumento: Pangalan, Apelyido, Address, Postal Code, Lungsod, at Numero ng Talaan. Kapag nagawa mo na ito, harangan ang tuktok na hilera sa dokumento sa pamamagitan ng pag-click sa tab Imahe sa ribbon at pagkatapos I-block / I-block ang tuktok na hilera. Iyan ay madaling gamitin; sa paraang ito makikita mo kung saang column ka nagtatrabaho kasama ang mahahabang dokumento kapag nag-scroll ka pababa. Pagkatapos ay punan mo ang dokumento: kaya sa bawat linya ng lahat ng impormasyon na kabilang sa mga heading (sa aming kaso, unang pangalan, apelyido, atbp.). Kung gusto mong ipadala ang mga dokumento sa pamamagitan ng e-mail, kailangan din ng E-mail address.
Bigyang-pansin ang tamang mga katangian ng cell
Kung gumagamit ka lamang ng teksto sa dokumento ng Excel kung saan nais mong bumuo ng mga dokumento sa Word, hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa mga katangian ng cell. Ngunit kung gusto mo ring magbanggit ng mga halaga sa huling dokumento, halimbawa, kung gayon ang mga katangian ng cell ay mahalaga. Ang mga katangian ng cell ay nagsasabi nang eksakto sa Excel kung ano ang mga nilalaman ng isang cell. Dahil maaari naming madaling makita ang pagkakaiba sa pagitan ng isang halaga, isang petsa o isang numero ng bahay, hindi magagawa ng Excel. Upang sabihin sa Excel kung ano mismo ang kinakatawan ng mga nilalaman ng isang cell, i-right-click ang cell at piliin Mga katangian ng cell. Sa window na lilitaw, maaari mong piliin kung anong uri ng nilalaman ang nilalaman ng cell sa kaliwa, at higit pang i-configure ito sa kanan (halimbawa, sa pamamagitan ng pagtukoy kung gaano karaming mga numero ang dapat ipakita pagkatapos ng decimal point).
6 Mail Merge Wizard
Ang iyong dokumento ng Word ay nasa pipeline at ang lahat ng mga address at iba pang impormasyon ay naipasok sa dokumento ng Excel. Malaki ang magagawa ng Word sa impormasyon mula sa Excel, ngunit dapat siyempre munang malaman ng program kung aling dokumento ang kinauukulan nito at kung ano ang eksaktong dapat nitong gawin dito. Madali mong magagawa ang link na iyon sa tulong ng wizard sa Word. Tiyaking mayroon kang dokumento sa Word kung saan mo gustong ipasok ang data na bukas at i-click Mailings / Simulan ang Mail Merge / Step by Step Mail Merge Wizard.
7 Piliin ang Excel na dokumento
Ngayon ay oras na upang gawin ang mga mahahalagang pagpili. Hindi mo kailangang pumili ng anuman sa unang hakbang, dahil nakagawa na kami ng dokumento. mag-click sa Susunod na isa at iwanan ang pagpipilian Gamit ang kasalukuyang dokumento ay pinili. I-click muli Susunod na isa. Iwanan ang pagpipilian Gamit ang isang umiiral na listahan ay pinili at i-click Upang umalis sa pamamagitan ng. Ngayon mag-navigate sa address file na iyong ginawa at i-click Buksan at sa OK sa lalabas na window. Makikita mo na ngayon ang mga address mula sa dokumento ng Excel na lalabas, na ang unang hilera (na may pangalan ng mga paglalarawan, address at iba pa) ay ginagamit bilang header. mag-click sa Susunod na isa.
