Kung gusto mong panatilihin ang lahat ng iyong papasok at papalabas na mga mensaheng email para sa mga kadahilanang pangnegosyo lamang o wala sa nostalgia, ang pag-iwan sa lahat ng ito sa iyong mga aktibong mailbox ay hindi masyadong praktikal. Sa kabutihang palad, may mga solusyon sa pag-backup o pag-archive ng iyong mga mensahe, ang MailStore Home ay isa sa mga pinaka-flexible.
Ang ilang daang mensahe sa iyong Inbox o Outbox ay mapapamahalaan pa rin, ngunit kapag ang bilang ng mga mensahe ay umabot sa libu-libo, mabilis itong nagiging kalat. Mas mabuting umasa ka sa isang maayos na backup o diskarte sa pag-archive.
Siyempre hindi namin saklaw ang lahat ng kilalang serbisyo at kliyente ng e-mail, kaya nakagawa kami ng balanseng pagpili: MS Outlook at Gmail. Tingnan muna natin ang ilang pangunahing tool sa pag-backup at mga built-in na kakayahan sa pag-archive. Pagkatapos ay oras na ng makapangyarihang backup at archiving tool na MailStore Home, na kayang humawak ng iba't ibang email client at serbisyo.
01 Mga backup ng Outlook
Bagama't maaari mong manu-manong i-back up ang mga mensahe ng email sa Outlook – magagawa mo iyon sa pamamagitan lamang ng pag-drag ng isang seleksyon ng email sa isang folder ng disk upang mapunta ang mga ito sa isang .msg file – ngunit iyon ay medyo matrabaho. Sa kabutihang palad, mayroong isang tool na nag-automate sa buong proseso ng pag-backup: Ligtas na PST Backup. Ang bayad na bersyon ay nagkakahalaga ng € 29.96, ngunit sa libreng bersyon ay malayo ka rin. Ang pangunahing limitasyon ng huli ay maaari ka lamang mag-backup ng isang profile sa Outlook.
I-download at i-install ang tool. Sa unang pagsisimula, hinihiling ng programa na ipahiwatig ang isang backup na folder, pagkatapos ay i-click mo ang Simulan ang Backup maaaring pindutin. Ang mga pst file na nauugnay sa iyong Outlook profile ay iba-back up na ngayon. Bilang karagdagan sa mga email, ang naturang backup ay naglalaman din ng mga contact at kalendaryo.
Bilang default, ang isang backup ay ginagawa bawat oras. Sa pamamagitan ng Mga Pagpipilian / Iskedyul maaari mong ayusin ang dalas na ito o pumili Manu-manong.
Kung masira ang iyong orihinal na pst file, palitan lang ito ng naka-back up na kopya. Mahahanap mo ang tamang lokasyon sa Outlook sa pamamagitan ng Mga Setting ng File / Account (2x) / Mga file ng data.
02 Mga Backup ng Gmail
Mase-secure mo ang iyong mga mensahe sa Gmail sa maraming paraan. Halimbawa, maaari mong itakda ang serbisyo upang agad na ipasa ang lahat ng mga papasok na mensahe sa isang mailbox ng isa pang serbisyo ng mail. O gumamit ka ng recipe ng IFTTT upang magpadala ng mga mensahe o mga attachment sa isang cloud storage service tulad ng Dropbox o Google Drive (halimbawa, kaya). Gamit ang libreng bersyon ng Spinbackup, makakapag-secure ka ng kabuuang hanggang 4 GB ng mga email na mensahe, na may pang-araw-araw na dalas ng pag-backup at may malakas na AES encryption.
Ang isang madaling gamitin na alternatibo ay ang UpSafe. I-install ang tool at ilunsad ito. mag-click sa Mag-sign in gamit ang Google, mag-sign in gamit ang iyong Google account at pindutin ang payagan. Para sayo Simulan ang backup pindutin, buksan muna Mga opsyon sa pag-backup. Dito mo matutukoy kung aling mga email ang gusto mong isama sa backup. Ginagawa mo ito batay sa pamantayan tulad ng Petsa ng Ipinadala, Mula sa naglalaman at (sa pamamagitan ng pagpili mula sa) mga leaflet. Available ang mga katulad na opsyon sa tab Pag-archive, ngunit sa kasong ito, ang mga naka-back up na mensahe ay tatanggalin mula sa iyong Gmail account. Sa tab Imbakan pumili ng angkop na lokasyon ng imbakan sa iyong PC. Pagkatapos ng isang libreng pagpaparehistro ay darating ang pagpipilian Gumawa ng iskedyul available: isang uri ng shortcut sa Windows Task Scheduler na nagbibigay-daan sa iyong tukuyin nang eksakto kung kailan at gaano kadalas mo gustong mag-backup.
Nagkataon, nagbibigay ang UpSafe ng katulad na tool para sa MS Outlook.
03 Pag-archive ng Outlook
Ang Outlook 365/2016 mismo ay nagbibigay ng isang medyo pasimulang pag-archive ng function sa pamamagitan ng mail folder Archive. Karaniwang hindi mo kailangang gumawa ng higit pa sa piliin ang mga nauugnay na email sa (halimbawa) sa iyong Inbox, pagpindot sa Backspace key at sa tab Magsimula ang pindutan Upang i-archive upang pindutin. O i-drag mo lang ang iyong pinili sa folder ng archive. Sa pamamagitan ng File / Mga Utility / Itakda ang Folder ng Archive maaari kang magtakda ng ibang folder para dito.
Upang i-automate nang kaunti ang proseso ng pag-archive, pumunta sa File / Opsyon / Advanced. Pindutin ang pindutan dito Mga Setting ng AutoArchive at gawin ang nais na mga setting. Ito ay kung paano mo matukoy ang dalas (default Bawat 14 na araw) at ang lokasyon ng archive folder (isang pst file) sa Ilipat ang mga lumang item sa. Pindutin ang pindutan Ilapat ang mga setting na ito sa lahat ng folder at kumpirmahin sa OK. O maaari kang maging mas mapili: i-right-click sa a folder ng mail, pumili Mga katangian at buksan ang tab Auto archive. Piliin ang opsyon I-archive ang mga item sa folder na ito gamit ang mga default na setting o I-archive ang folder na ito gamit ang mga sumusunod na setting kung gusto mong lumihis sa iyong karaniwang mga patakaran.
04 Pag-archive ng Gmail
Kapag naglagay ka ng check sa Gmail sa tabi ng mga mail sa iyong inbox at pagkatapos ay nag-click sa itaas Upang i-archive i-click, mawawala ang seleksyon ng mail mula sa iyong inbox. Mahahanap mo ito sa folder Lahat ng email (kung kinakailangan, mag-click dito muna Higit pa). Kung gusto mong ibalik ang mga mensahe sa iyong Inbox, piliin silang muli at mag-click sa itaas Ilipat sa inbox.
Hindi sinasadya, maaari mo ring i-automate ang naturang pag-archive sa pamamagitan ng paggawa ng filter. Pumunta sa Mga institusyon at pumili Mga filter at naka-block na address / Gumawa ng bagong filter. Punan ang nais na pamantayan, mag-click sa Lumikha ng filter at tiktikan Laktawan ang Inbox (Archive) sa. Kumpirmahin gamit ang Lumikha ng filter.
05 MailStore Home
Ang isa sa mga pinaka-kakayahang umangkop na solusyon para sa parehong mga layunin ng pag-backup at pag-archive para sa iba't ibang mga email program ay ang libreng MailStore Home. Patakbuhin ang exe file at i-install ang tool (sa pamamagitan ng I-install sa computer na ito) o piliin ang portable na bersyon (sa pamamagitan ng I-install ang portable na bersyon sa drive X). Ang huli ay maaaring maging kapaki-pakinabang, halimbawa, kung gusto mong regular na i-compile ang iyong e-mail archive mula sa mga mailbox mula sa iba't ibang PC. O kapag gusto mong mag-export (basahin: mag-migrate) ng na-import na mailbox sa isang mail client sa ibang device.
Pagkaraan ng ilang sandali maaari kang magsimula. Sa kaliwang pane, i-click Personal na archive, pagkatapos ito ay lumabas na walang laman. Logical, dahil kailangan mo muna I-archive ang mga email at gagawin mo iyon gamit ang opsyon ng parehong pangalan sa parehong window na iyon.
