Ang pag-iingat ng mga rekord ay kung ano ang karamihan sa mga tao, maliban sa mga bookkeeper, ay hindi gustong isipin, at tiyak na hindi gustong gawin. Dapat mas madaling makitungo sa mga invoice, resibo at iba pa, di ba? Sa kabutihang palad, posible rin ito, sa pamamagitan ng paglipat sa digital accounting.
Para sa maraming tao, kabilang ang may-akda ng artikulong ito, ito ay isang hadlang upang lumipat sa isang digital na administrasyon. Gayunpaman, lubos naming inirerekomenda na gawin mo ito. Hindi ito kumplikado at nakakatipid ito sa iyo ng hindi kapani-paniwalang dami ng oras pagkatapos. Tutulungan ka namin sa iyong paraan, at agad naming ibibigay sa iyo ang unang tip: lumipat sa simula ng isang bagong taon ng pananalapi, na mas madali kaysa sa kalahati ng taon.
Accounting vs Administration
Ang mga terminong accounting at pangangasiwa ay kadalasang ginagamit nang palitan. Hindi maginhawa, dahil ang mga ito ay dalawang ganap na magkaibang mga bagay. Pinapanatili ng administrasyon ang iyong mga invoice, resibo, sa madaling salita, ang mga papasok at papalabas na item. Ang accounting ay ang pagwawasto ng accounting para sa mga awtoridad sa buwis, ang aplikasyon ng mga regulasyon at iba pa. Ang artikulong ito ay tungkol sa pag-digitize ng iyong administrasyon. Hindi kami mga bookkeeper, kaya hindi ka namin matutulungan sa mahalagang bahagi ng usapin, ngunit magagawa namin sa teknolohiya. Paminsan-minsan ay nagpapaliwanag kami ng isang bagay, ngunit kung talagang wala kang naiintindihan tungkol sa accounting at pangangasiwa, mas maginhawang gawin ito kasama ng ibang tao.
01 Accountant
Sasagutin namin ito sa konteksto ng Accounting versus administration: hindi kami mga bookkeeper. Kapag kino-configure ang digital administration, kailangang punan ang mahahalagang bagay, gaya ng iyong panimulang balanse. Ang mga ito ay mga tanong na kung saan kami ay sumangguni lamang sa aming accountant. Kung alam mo ang lahat tungkol sa mga pangkalahatang ledger account, pansamantalang mga entry, mutations at iba pa, maaari mong punan ang lahat ng ito sa iyong sarili. Kung hindi, maaaring magandang ideya na kumunsulta sa isang accountant. Hindi mo kailangang ilipat kaagad ang iyong buong bookkeeping, ngunit pinakamahusay na hilingin sa kanila na suriin kung nai-set up mo nang tama ang mga bagay kapag natapos mo nang i-configure ang iyong accounting package. Sa pamamagitan ng paraan, palagi naming pinapayuhan ang lahat na kumuha ng isang accountant, ang katotohanan na sila ay kumikita ng kanilang sarili pabalik ay ganap na hindi gawa-gawa. Sa site na Business Growing makakahanap ka ng isang madaling gamitin na gabay sa paghahanap ng isang mahusay na accountant.
02 Pumili ng accounting package
Ang pagpili ng isang accounting package ay isang mahalagang hakbang. Gayunpaman, kailangan mong magtrabaho kasama ito nang regular, kaya mahalagang pumili ng isang pakete na nababagay sa iyo. Marami kaming nasubok sa kanila at sa aming opinyon mayroong dalawang talagang mahusay na kandidato: Eksaktong Online at e-Boekhoudt.nl. Ang Exact Online ay ang pinakamalawak na package, ngunit mas kumplikado at mas mahal din. Ang e-Boekhoudt.nl ay medyo mas palakaibigan, nag-aalok sa iyo ng lahat ng kailangan mo at mas mura. Bilang karagdagan, ang serbisyo ay madaling isama, halimbawa, sa iyong online na tindahan (bagaman masyadong malawak iyon upang ilarawan sa artikulong ito. Para sa mga kadahilanang ito pinili namin ang e-Boek Keeping.nl bilang isang halimbawa para sa pangunahing kursong ito. Gayunpaman, ang prinsipyo ay pareho sa lahat ng dako, kaya huwag mag-atubiling pumili ng iyong sariling pakete.
03 Mga digital na resibo
Siyempre, nangangahulugan din ang digital accounting na kailangan mong i-digitize ang lahat ng iyong mga resibo. Ang package na ginagamit namin sa kursong ito ay may kasamang app na nag-i-scan ng mga resibo, ngunit kung gagamit ka ng isa pang package na wala nito, inirerekomenda namin ang Turboscan (matatagpuan sa parehong Google Play store at Apple App Store) . Gamit ang app na ito madali mong mai-scan ang iyong mga resibo, pagkatapos ay maiimbak ang mga ito sa cloud. Maliit na tip: turuan ang iyong sarili na i-scan kaagad ang mga resibo kapag natanggap mo ang mga ito. Iyon ay maaaring magmukhang medyo baliw sa tindahan, ngunit tinitiyak nito na hindi ka na talaga mawawalan ng resibo. Bilang karagdagan, ang pagsubaybay sa iyong administrasyon ay nagiging madali, dahil hindi mo na kailangang i-scan ang lahat ng iyong mga resibo sa pagtatapos ng quarter. Ang app ay nagkakahalaga ng 7 euros, ngunit sulit ito.
04 Magrehistro
Karamihan sa mga pakete ng accounting ay nag-aalok sa iyo ng isang libreng panahon ng pagsubok, upang maaari mong subukan ang pakete sa kapayapaan upang makita kung ito ay tama para sa iyo. Samakatuwid, inirerekomenda namin na gamitin mo ito. Pinipili namin ang e-Boekhoudt.nl dahil sa tingin namin ito ang package na nababagay sa karamihan ng mga tao, at dahil gusto namin ang interface, ngunit huwag mag-atubiling maghanap ng mga online na pakete ng accounting at subukan ang ilan. Sa aming halimbawa, nagsu-surf ka sa www.e-boekhoudt.nl kung saan nag-click ka Sinusubukan mga pag-click. Pagkatapos ay lumikha ng isang account tulad ng gagawin mo sa anumang iba pang site. Maaari mong subukan ang site sa loob ng 14 na araw, pagkatapos nito ay gagastos ka ng 7.95 bawat buwan para sa pangunahing subscription at 5.95 bawat buwan para sa module ng pagsingil (na lubos naming inirerekomenda).
05 Mga Video ng Tulong
Isa sa mga dahilan kung bakit gusto namin ang package ng e-Boekhoudt.nl ay ang site ay puno ng mga video na makakatulong sa iyo na i-configure ang iyong administrasyon nang digital. Alam din namin kung paano ito karaniwang nangyayari: gusto mong magsimula at huwag mo munang panoorin ang lahat ng uri ng mga video. Gayunpaman, magkaroon ng kamalayan na ito ay tungkol sa iyong pangangasiwa, isang bagay na gusto mong maayos na maayos dahil ito ay makakatipid sa iyo ng maraming oras ng trabaho. Siyempre, ipinapaliwanag namin kung paano gumagana ang mga pangunahing kaalaman, ngunit ang mga video ay lumalalim sa bagay na ito at samakatuwid ay lubhang nakapagtuturo. Mag-log in sa site at mag-click sa kanang tuktok Suporta. Magbubukas ang isang bagong window kung saan ka nag-click Pagsasanay sa video. Doon ay makikita mo ang lahat ng mga video na kailangan mo upang mas maunawaan kung paano gumagana ang site.
06 Pagbubukas ng balanse
Agad kaming magsimula sa pinakamahirap na bahagi: ang pambungad na balanse, na makikita sa pamamagitan ng Pamamahala / Pambungad na Balanse. Ito ay karaniwang buod ng lahat ng aspetong pinansyal na bumubuo sa iyong kumpanya: kita, gastos, receivable, … Kung wala kang ideya kung ano ang pinag-uusapan natin, malamang na gumagamit ka na ng accountant (dahil bahagi rin ito ng iyong analog administration ) at maaari mong hilingin ang impormasyong ito mula sa kanya. Sa anumang kaso, mahalaga na ang kabuuan ng kaliwa at kanang column (ibig sabihin, ang mga asset at pananagutan) ay pantay. Ngunit bago mo ito makumpleto, kailangan mo munang i-set up ang iyong mga pangkalahatang ledger account.
07 Mag-set up ng mga pangkalahatang ledger account
Huwag matakot sa isang salita tulad ng ledger account. Pinakamainam mong isipin ang iyong administrasyon bilang isang malaking aparador na may mga drawer. Ang bawat drawer ay kumakatawan sa isang bahagi ng iyong negosyo, tulad ng iyong bank account (paraan ng pagbabayad), isang subscription sa isang bagay (Profit and Loss), iyong imbentaryo (Balance sheet) at iba pa. Ang salitang drawer ay malamang na hindi ka ma-stress, at ang isang pangkalahatang ledger account ay eksaktong pareho. Samakatuwid, mahalaga para sa iyong online na pangangasiwa na imapa mo ang lahat ng elemento ng iyong kumpanya. mag-click sa Pamamahala at pagkatapos ay sa Mga account sa pangkalahatang ledger. Makakakita ka ng maraming 'drawer' dito, ang karamihan ay hindi mo na gagamitin. Tingnan kung maiimbak mo ang lahat ng gastos at benepisyo ng iyong kumpanya sa isa sa mga drawer na ito. Kung hindi, gumawa ng bagong drawer, o general ledger account, sa iyong sarili.
08 Paglikha ng mga relasyon
Para sa iyong administrasyon, siyempre, mahalagang malaman kung kanino ka nakatanggap ng pera at kung kanino ka nagbayad ng pera. Para sa kadahilanang iyon, kinakailangan upang lumikha ng mga relasyon. Gawin mo iyon sa pamamagitan ng pag-click sa itaas Mga relasyon at pagkatapos ay sa Idagdag sa kaliwang pane. Ito ay medyo simple, ito ay may kinalaman lamang sa lahat ng mga detalye ng contact ng may-katuturang customer o kliyente.
09 Lumikha ng mga produkto
Ipagpalagay na hinihiling namin sa iyo na lumikha ng isang invoice, pagkatapos ay malamang na punan mo lang kung ano ang iyong ginawa at kung magkano ang halaga nito. Ang parehong napupunta para sa digital accounting, maliban na ang accounting package ay gustong malaman kung paano dapat i-debit ang isang partikular na produkto o serbisyo. Gumawa ka ng mga produkto para diyan. mag-click sa Pag-invoice at pagkatapos ay sa ilalim Mga produkto at serbisyo sa Idagdag. Kailangan mo na ngayong maglagay ng code para sa serbisyo o produkto (maaari mo itong isipin mismo) at isang paglalarawan (halimbawa: DVD). Pagkatapos ay pumili ng a Yunit, sa kaso natin Piraso. Kung ang yunit na kailangan mo (halimbawa salita kung sumulat ka ng mga artikulo at mababayaran bawat salita) ay hindi pa umiiral, maaari mo itong gawin sa ilalim ng heading Mga yunit pa-kaliwa. Ilagay ang presyo ng pagbili kung naaangkop, at ang presyo ng pagbebenta hindi kasama ang VAT. Piliin ang rate ng VAT at ang presyo ng pagbebenta kasama ang VAT ay ipapakita kaagad. Pukyutan Kontra account piliin kung saang 'drawer' kabilang ang produktong ito. Iyon ay maaaring maging napaka-pangkalahatan (Turnover group 1), o napaka-espesipiko (DVD). Bagama't dapat ay nakagawa ka muna ng isang ledger account para sa DVD. Ang madaling gamiting bagay ay ngayon: ang VAT ay awtomatikong inilalagay sa 'drawer' na VAT na babayaran.
10 Magpadala ng mga invoice
Ang mga produktong nilikha mo ay samakatuwid ay ginagamit sa panahon ng pag-invoice. Mag-click sa menu sa itaas Pag-invoice at pagkatapos ay sa Idagdag. Pumili ng kaugnayan at punan ang nauugnay na impormasyon. Pagkatapos ay i-click Magdagdag ng produkto/serbisyo. Ngayon kapag nag-click ka sa tuktok na field, maaari kang magdagdag ng isa sa mga produktong na-configure mo. Makikita mo kaagad kung bakit ito kapaki-pakinabang, ang lahat ng nauugnay na impormasyon ay agad na ipinasok (ngunit maaari pa ring baguhin kung ang presyo ay naiiba, halimbawa). Sa ganitong paraan magdagdag ka ng linya para sa bawat produkto o serbisyo. Kapag tapos ka na, i-save ang invoice at ipadala ito. Nag-aalok ang e-Boekhoudt.nl ng lahat ng uri ng mga template para dito.
11 Mga bill/resibo sa pag-book
Bilang karagdagan sa kita, mayroon ka ring mga gastos. I-book mo ito sa pamamagitan ng pag-click sa tab sa site Accounting at pagkatapos ay sa Mga invoice. Pukyutan Uri ng booking pumili ka ba Tumanggap ng invoice. Pumili ng kaugnayan at punan ang impormasyon ng invoice (kabilang ang tamang kontra account). Mag-click sa Pagdaragdag ng mga file kung gusto mong i-upload ang invoice. Hindi maginhawang gumamit ng mga relasyon para sa mga resibo, pagkatapos ng lahat, kung minsan ay bumili ka ng isang bagay sa tindahan ng libro, na hindi kaagad isang kaugnayan. Bilang karagdagan, ang mga resibo ay walang numero ng invoice. Sa kasong iyon, i-click Pahayag/Mga Resibo sa kaliwang pane. Piliin ang uri ng booking Gumastos ng pera at kasama ang account ipahiwatig kung saang account mo ito ginawa. Makikita mo na rin ngayon: kung marami kang bank account, kapaki-pakinabang din na gumawa ng maraming ledger account para sa kanila. mag-click sa I-save para iproseso ang resibo. Kapag nag-download ka ng e-Boekhoudt.nl app, maaari ka ring mag-scan at mag-upload ng mga resibo nang direkta mula sa iyong smartphone.
12 Pag-import ng mga transaksyon
Nailagay mo ang iyong ipinadala at natanggap na mga invoice sa iyong digital administration, ngayon ay mahalaga na i-link ang mga ito sa mga aktwal na transaksyon sa iyong bank account. Ang dahilan nito ay ang iyong balanse, na, gaya ng ipinahihiwatig ng pangalan, ay dapat na balanse. Para sa bawat sampung euro bill na ipinadala, dapat mayroong sampung euro na pagbabayad, at sa bawat limang euro na gagastusin mo, dapat mayroong limang euro cash register na resibo. Iyon ang dahilan kung bakit kayo magbu-book ng mga bagay na iyon laban sa isa't isa. Ang pinakamadaling paraan ay ang pag-export ng iyong mga bank statement mula sa site ng iyong bangko (ipinapaliwanag ng bawat bangko ang proseso) at pagkatapos ay mag-click sa Angkat sa ilalim ng pamagat Pumasok (tab Accounting). I-upload ang file, piliin ang naaangkop na bank account at pagkatapos ay i-click Dagdag pa. Kapag naproseso na ang file, mag-click sa Pumunta sa hindi naprosesong mga linya ng pahayag. Doon mo makikita ang lahat ng transaksyon sa iyong bank account na hindi pa naka-link sa, halimbawa, sa mga invoice. Para sa bawat mutation maaari mo na ngayong ipahiwatig nang eksakto kung aling piraso ang nabibilang. Halimbawa, ang bawat gastos at lahat ng kita ay may kasamang invoice at/o resibo.
Mga link
Sa prinsipyo maaari mong gawin ang lahat sa iyong accounting package nang manu-mano, ngunit sa ilalim ng pamagat na Pamamahala mayroon ka ring opsyon na gumawa ng lahat ng uri ng mga link. Halimbawa, maaari ka munang gumawa ng link sa iyong accountant, upang ma-access niya ang iyong administrasyon at maihain ang iyong tax return, ngunit maaari ka ring gumawa ng link sa iyong bangko, upang hindi mo na kailangang manu-manong i-import at i-export ang iyong mga transaksyon bawat oras. Dito makikita mo rin ang link sa iyong webshop, upang awtomatiko mong maipasok ang mga invoice ng mga order sa iyong digital accounting. Hindi naman ganoon kahirap, at sa pahina ng suporta ay makikita mo ang isang detalyadong paliwanag kung paano gumagana ang lahat. Samakatuwid, inirerekomenda namin na ganap mong tuklasin ito.
