Ang pagsubaybay sa lahat ng mga resibo at liham na pumapasok ay isang gawaing-bahay. Kadalasan ang lahat ay nauuwi sa isang malaking tumpok. Hindi banggitin ang lahat ng mga larawang iyon na nakatago nang malalim sa attic. Oras para sa paglilinis ng taglagas: tanggalin ang papel na iyon! Tutulungan ka naming dalhin ang gulo sa pamamagitan ng pag-digitize ng mga resibo, liham at larawan.
Tip 01: Ano ang idi-digitize?
Bago tayo magsimula, tiyakin mo kung ano ang gusto mong i-digitize. Ang isang magandang panimulang hakbang ay, halimbawa, ang pag-iimbak ng mga resibo at mga invoice: gusto mong panatilihin ang mga ito sa loob ng ilang taon upang mayroon ka pa ring warranty sa mga item, ngunit ang pisikal na pag-iimbak ng mga ito sa loob ng ilang taon ay maaaring maging mahirap: madali mong mawala sila. Maaari mo ring i-digitize ang iyong mga titik. Ang mga mahahalagang liham at papel ay dapat itago, ngunit ang pag-imbak ng lahat sa isang malaking pile ay hindi rin mahusay. At kung i-scan mo ang mga papel na iyon, maaari ka ring maghanap sa mga teksto nang mas madali. At gusto mo rin bang i-digitize ang iyong mga larawan? Kung marami kang lumang larawan sa mga album ng larawan, mainam na magkaroon ng mga ito nang digital upang maibahagi mo ang mga ito sa iba at lumikha ng mga bagong album ng larawan mula sa kanila. Ang parehong naaangkop sa mga negatibo, makikipagtulungan din kami sa kanila. Ang pag-digitize ng mga larawan ang magiging pinakamaraming trabaho.
Kapag natukoy mo na kung ano ang gusto mong i-digitize, ayusin muna ang mga tambak: ayusin ang lahat at agad na itapon ang mga hindi mahalagang papel.
Ang pinakamadaling paraan upang i-digitize ang iyong mga resibo ay gamit ang iyong smartphoneTip 02: Mga Resibo
Ito ay pinakamadaling i-scan ang iyong mga resibo gamit ang iyong smartphone. Sa ganitong paraan maaari mong i-scan kaagad ang resibo pagkatapos ng iyong pagbili, upang hindi mo ito makalimutan at upang ito ay permanenteng maimbak. Maraming mga app para sa pag-scan ng mga resibo: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, Apple's Notes app, at higit pa. Siyempre maaari mo ring kunan ng larawan ang resibo, ngunit ang bentahe ng naturang pag-scan ng app (tingnan ang tip 5) ay pinuputol nito ang resibo at ipinapakita ito nang mas mahusay. Ang resibo ay nai-save din bilang isang PDF, na mas angkop para sa mga dokumento kaysa, halimbawa, jpg o png. Ang isang mahalagang isyu sa mga resibo ay kung kinakailangan pa bang panatilihin ang orihinal. Sa kasamaang palad, hindi ito palaging malinaw. Malaki ang posibilidad na hindi magkagulo ang tindahan, ngunit magagawa iyon ng tindahan. Lalo na ito ang kaso sa mga resibo na walang natatanging tracking number, dahil imposibleng matukoy kung binili mo ito doon o hindi. Sa prinsipyo, hindi mo kailangang magtago ng mga resibo na may ganitong kakaibang serial number sa papel. Mangyaring suriin sa tindahan upang makatiyak!
Tip 03: Mga Sulat
Ang pag-digitize ng mga titik ay pinakamahusay na ginawa gamit ang isang scanner, dahil sa isang smartphone mabilis kang magkakaroon ng mga problema sa pagiging madaling mabasa. Ito ay nagkakahalaga ng mas maraming trabaho sa isang scanner, ngunit ang malaking kalamangan ay ang maraming mga scanner ay mayroong OCR software na magagamit upang makilala ang mga teksto, tingnan ang tip 6. Kung mayroon kang isang all-in-one o hiwalay na scanner, siyempre maaari mo itong gamitin. Kung wala ka pa at naghahanap ng scanner, maaari mong tingnan, halimbawa, ang Fujitsu ScanSnap. Gumagana ito nang mabilis at maliit at portable, kaya maaari mo itong ilagay kahit saan.
Maraming modernong scanner ang may integrasyon sa mga serbisyo ng cloud storage, kaya maaari kang direktang mag-scan sa cloud nang walang cable. Pagkatapos ay maaari mong i-synchronize ang iyong mga file sa iyong PC at magpatuloy sa pagtatrabaho sa kanila.
Tip 04: Mga Larawan
Para sa mga larawan, ang kalidad ng digital na bersyon ay higit na mahalaga. Maaari kang mag-scan ng mga larawan gamit ang iyong smartphone, halimbawa gamit ang Google FotoScan app, tingnan ang tip 5. Gayunpaman, ang kalidad at flexibility ng mga setting ay kadalasang mas mahusay sa isang tunay na scanner. Kung gusto mong i-digitize ang mga negatibo, may mga espesyal na scanner para diyan. Maaari ka ring tumingin sa isang app tulad ng FilmLab. Nangangako ang app na iyon na magagawang i-convert ang mga negatibo sa magagandang larawan, ngunit sa oras ng pagsulat ay wala pang magagamit na bersyon ng pampublikong pagsubok.
Tip 05: Mga App
Magsimula muna tayo sa smartphone. Para i-digitize ang mga resibo, maaari mong gamitin ang Office Lens app sa iyong smartphone. Mahahanap mo ito sa Android at iOS app store. Pagkatapos mag-install, buksan ang app para makapagsimula at mag-tap Payagan ang pag-access upang bigyan ang app ng access sa iyong mga larawan. Bigyan din ang app ng access sa camera. Pagkatapos nito, ito ay isang bagay ng pagpili ng uri ng dokumento: para sa mga resibo ay ang pinakamahusay na pagpipilian Dokumento. Tiyaking malinaw na nakikita ang resibo at pindutin ang pulang button para kumuha ng litrato. Pagkatapos ay maaari mong i-trim ang resibo. I-tap ang handa na kapag tapos ka na, piliin kung saan ise-save ang dokumento. Maaari itong gawin nang lokal o sa Microsoft cloud (OneDrive o OneNote).
Upang i-digitize ang mga larawan sa pamamagitan ng isang app, maaari mong gamitin ang Google FotoScan. Ito ay magagamit para sa Android at iOS. Upang makapagsimula sa app, hawakan lang ang mga larawan sa harap ng camera at pindutin ang scan button sa app. Awtomatikong iikot, i-crop at susubukan ng FotoScan na i-optimize ang mga kulay ng mga larawan. Kailangan mo lang kumuha ng larawan ng larawan at ang iba ay awtomatikong mangyayari. Maaari mong i-save ang larawan sa iyong paboritong cloud storage.
Makikilala ng Ocr software ang mga teksto mula sa iyong mga na-scan na titikTip 06: I-scan
Kung gusto mo ng mas mahusay na kalidad o, halimbawa, mabilis na i-digitize ang mga titik, mas mahusay na gumamit ng scanner. Ang OCR ay partikular na kapaki-pakinabang para sa mga titik, software na may standard na bilang ng mga scanner. Ang ibig sabihin ng Ocr ay optical character recognition, o optical character recognition. Kino-convert nito ang isang imahe sa teksto. Ang isang libreng program na makakagawa nito ay ang FreeOCR para sa Windows. Sa kasamaang palad, ito ay huling na-update noong 2015. Maaari mong i-download ang FreeOCR dito. I-install at buksan ang program. Mag-click sa itaas Buksan ang PDF para magbukas ng PDF o mag-click Bukas upang buksan ang isang imahe (halimbawa, kung nai-save mo ang iyong sulat bilang isang jpg file). I-right click sa Wika ng OCR sa eng at pagkatapos ay i-click ang OCRpindutan upang i-convert ang imahe sa teksto. Ang resulta ay maaaring mag-iba nang malaki sa bawat dokumento. Kung ang resulta ay sapat na mabuti, maaari mong, halimbawa, i-save ito nang hiwalay bilang isang txt file sa tabi ng pag-scan. Para sa pinakamainam na resulta: tiyaking mag-scan ka sa pinakamataas na posibleng resolution (tingnan ang tip 7), ngunit tandaan na maraming espasyo sa imbakan ang maaaring gamitin.
Tip 07: NAPS2
Ang lahat ng mga tagagawa ng scanner ay may kasamang software para sa pag-scan. Kung hindi mo gusto ito o kung makaligtaan mo ang mga function dito, maaari mong tingnan ang NAPS2. Mayroon din itong OCR built in. I-download mo ang NAPS2 dito. Buksan ang file at kumpletuhin ang pamamaraan ng pag-install sa pamamagitan ng pagsunod sa wizard (ang mga default na setting ay maayos). Pagkatapos ay simulan ang programa sa pamamagitan ng start menu. Upang mag-scan, i-click ang pindutan ng pag-scan. Maglagay ng pangalan para sa scanner sa Pangalan ng screen at i-click Piliin ang aparato. Piliin ang iyong device mula sa listahan at i-click OK. Pumili sa Laki ng pahina sa harap ng A4 at para sa Resolusyon piliin ang dpi (tingnan ang tip 8). mag-click sa OK. Pagkatapos ito ay ini-scan. Maaari kang maglagay ng isa pang pahina sa ilalim nito at muli scan upang pindutin. Lumilitaw ang pahina sa window ng pangkalahatang-ideya. Kung nag-click ka PDF, pagsamahin ang lahat ng na-scan na dokumento sa isang PDF na dokumento. Maaari kang mag-double click sa isang na-scan na dokumento upang i-edit ito, halimbawa upang i-rotate o i-crop ito. Para mag-apply ng ocr sa NAPS2, i-click OCR. Pagkatapos ay i-click Ingles sa listahan, i-click ang checkbox at i-click Magdownload. Pagkatapos mag-download, suriin ang opsyon Gawing nahahanap ang mga PDF sa pamamagitan ng OCR at i-click OK. Siguraduhin mo rin Wika ng OCR sa Ingles nakatayo. Kung ise-save mo ang mga dokumento bilang PDF at pindutin ang Ctrl+F sa Adobe at maghanap ng termino, makikita ito kung matagumpay ang ocr.
Tip 08: Dpi
Ang resolusyon ng mga pag-scan ay ipinapakita sa dpi: mga tuldok bawat pulgada. Tinutukoy nito ang resolution at sa gayon ang kalidad ng iyong larawan. Kung mas mataas ang dpi, mas mataas ang kalidad, ngunit mas matagal bago maging handa ang scanner at mas maraming espasyo sa imbakan ang kailangan ng pag-scan. Kaya: masyadong mataas at maghihintay ka ng mahabang panahon at mauubos ang iyong storage space sa lalong madaling panahon, masyadong mababa at ang iyong na-scan na dokumento ay isang block party. Sa pangkalahatan, ang dpi na 300 ay isang magandang balanse sa pagitan ng kalidad at bilis para sa mga titik at mga invoice. Para sa mga larawan, gugustuhin mong pumunta para sa isang bagay tulad ng 600 dpi o mas mataas. Mga Vegative o talagang maliliit na larawan na gusto mong ipakita nang mas malaki, kunin lang ang maximum na dpi ng iyong scanner.
Mga Digital na Tala
Isang bagay na ginagawa pa rin namin sa papel ay ang pagkuha ng mga tala. Parang hindi ka nakakawala. Parami nang parami ang mga laptop na may mga touch screen at sa pamamagitan ng digital pen ay madali kang makakapagtala sa iyong paboritong app, gaya ng OneNote o Evernote. Kakailanganin ng ilang oras upang masanay, magsulat gamit ang isang digital pen. Para sa pinakamahusay na mga resulta - kung ikaw ay nasa merkado para sa isang bagong laptop - pumili ng isang laptop na may suporta sa Windows Ink, na partikular na angkop para sa paggamit ng isang digital pen. Kung talagang hindi mo magagawa nang wala ang iyong papel, maaari mo ring tingnan ang isang livescribe na notebook mula sa Moleskine, halimbawa. Hindi mo sasabihin na ito ay digital mula sa labas: ito ay isang analog na papel lamang na may panulat. Gayunpaman maaari mong gawin ang iyong mga tala sa papel at pagkatapos ay ilipat ang mga ito sa iyong tablet o smartphone sa pagpindot ng isang pindutan. Doon ay maaari mo lamang i-edit ang iyong mga tala bilang teksto at gumawa ng mga pagsasaayos. Sa kasamaang palad, ang Moleskine Smart Writing Set ay nagkakahalaga ng humigit-kumulang 230 euros.
Tip 09: Pangalan
Matapos ma-scan ang resibo o sulat, hindi mo nais na itapon lamang ito sa isang folder at hindi mo na ito mahahanap muli. Kailangan mong maayos na ayusin ang iyong mga file sa iyong PC o laptop. Kung isi-sync mo ang iyong mga file sa iyong paboritong serbisyo sa cloud, maaari mo ring idagdag at tingnan ang mga ito mula sa iyong smartphone. Bigyang-pansin ang seguridad ng serbisyo sa ulap, sa anumang kaso gumamit ng isang malakas na password at paganahin ang dalawang-factor na pagpapatunay.
Ang isang lohikal na istraktura ng folder ay nakasalalay sa kung ano ang gusto mo. Para sa mga titik, halimbawa, ang istraktura taon / buwan (at opsyonal / araw), kaya makukuha mo ang lahat ng buwan sa loob ng 2017 folder. Tip: bilangin ang mga buwang iyon upang lumitaw ang mga ito sa pagkakasunud-sunod ng istraktura ng iyong folder, at kung kinakailangan idagdag muli ang taon, madaling magpanatili ng pangkalahatang-ideya. Kung marami kang mga file, makukuha mo muli ang lahat ng araw sa loob ng folder 01 Enero. Pagkatapos ito ay isang bagay ng pagpapalit ng pangalan ng file at paglalagay nito sa isang lohikal na istraktura ng folder. Ang pagpapalit ng pangalan ay isa ring bagay na dapat mong bigyang pansin: bigyan ang iyong mga file ng pare-parehong pangalan. Kung maghahalo ka ng maraming uri ng pangalan, maaari itong mabilis na maging mahirap na mahanap ang iyong mga file. Pag-isipan muna ito: ang pagpapalit nito pagkatapos ay maraming trabaho. Ang default na convention sa pagpapangalan ay maaaring company_subject.pdf para sa mga liham o purchase_date_model_number_device_type.pdf.
Aling format ng file ang pinakamainam ay depende sa iyong mga kinakailangan at kakayahan Tip 10: Uri ng file
Halimbawa, sa pag-scan ng software, maaari kang pumili ng iba't ibang uri ng file kapag nagse-save ng iyong mga file. Aling format ng file ang pinakamainam ay depende sa iyong mga kinakailangan at kakayahan. Kung marami kang espasyo sa storage, maaari kang pumili ng tiff para sa iyong mga larawan. Pinapanatili nito ang kalidad, dahil ang tiff ay hindi naglalapat ng compression. Mayroon lamang isang angkop na format para sa mga titik: PDF. Ang magandang bagay tungkol sa PDF ay ang isang dokumento ay maaaring maglaman ng maramihang mga pahina at ang format ay sumusuporta sa OCR para sa madaling paghahanap ng mga file. Para sa mga resibo maaari mong gamitin ang pdf, o isang bagay tulad ng jpeg o png. Tandaan na ang jpeg ay gumagamit ng maraming compression, kaya maaaring mahina ang kalidad. Kaya laging subukan kung nababasa pa rin ang iyong mga file.
Tip 11: Pag-archive
Upang i-archive ang iyong mga file at panatilihin ang mga ito sa loob ng mahabang panahon, pinakamahusay na iimbak ang mga ito sa ilang lugar upang magkaroon ka ng backup. Ipinapakita ng aming karanasan na kapaki-pakinabang na i-save ang mga nakumpletong taon o quarter sa pamamagitan ng pagsunog sa mga ito sa isang DVD o paglalagay ng mga ito sa isang panlabas na hard drive, na ikinonekta mo lamang sa computer kapag kailangan mo ang mga file. Ang isang kopya ng isang nas ay siyempre palaging isang magandang solusyon. Sa pamamagitan ng paraan, mapagtanto na ang isang DVD ay hindi tatagal magpakailanman at ang isang panlabas na hard drive ay maaari ding mabigo. Kung talagang gusto mong tiyakin na ang iyong data ay mahusay na napanatili, maaari mong tingnan ang M-Discs. Iyan ay isang espesyal na parang DVD na disc na idinisenyo upang tumagal ng isang libong taon. Kailangan mo ng isang espesyal na burner para dito, ngunit sa sandaling masunog maaari kang gumamit ng M-Disc sa anumang DVD reader. Ngunit maaari naming isipin na sa tingin mo ito ay isang medyo labis na magandang bagay. Maaari mo ring piliing iimbak ang iyong mga file sa cloud, inirerekomenda namin na gawin mo ito nang ligtas!
Tip 12: Mga backup
Kung ini-scan mo ang lahat ng iyong mga dokumento at iniimbak ang mga ito nang digital, gusto mong makatiyak na ang mga dokumento ay nakaimbak nang maayos. Mahalagang gumawa ng mga backup. Magagawa iyan sa iba't ibang paraan. Ang pinakamadaling paraan ay ang paggamit ng built-in na backup na feature ng Windows. Para doon pumunta ka sa app Mga institusyon sa Windows 10 at pagkatapos ay sa Update at Seguridad / Backup. mag-click sa Magdagdag ng istasyon at pumili ng (panlabas) na drive mula sa listahan. Pagkatapos ay i-click Higit pang mga pagpipilian. Siguraduhin na I-back up ang mga folder na ito nasa pagitan ang folder na may iyong mga dokumento. Kung hindi, idagdag ito sa iyong sarili gamit ang pindutan Magdagdag ng folder. Mag-click sa I-back up ngayon para i-back up agad.
Tip 13: Mga Plugin sa Windows Explorer
Malamang na pinamamahalaan mo ang iyong mga dokumento gamit ang Windows Explorer. Sa kasamaang palad, hindi ito ganoon kalakas, ngunit sa ilang dagdag na software ay makakagawa ka ng kaunti pa. Gamit ang tool na Folder Ico, halimbawa, maaari mong ayusin ang mga folder sa mga kulay at kategorya sa explorer para sa isang mas mahusay na pangkalahatang-ideya. Sa kasamaang palad, ang plug-in na ito ay nagkakahalaga ng kaunti: 10 dolyar (tinatayang 8.85 euro) bawat computer. Ang Clover tool ay nagbibigay sa iyong explorer ng mga tab na tulad ng Chrome. Ang tagakita ay kapaki-pakinabang din. Sa macOS, kung pipili ka ng file at pinindot ang spacebar, mabilis mo itong mai-preview. Sa Seer, dumarating din ang functionality na iyon sa explorer. Sa ganoong paraan maaari kang mag-browse sa lahat ng iyong mga file nang mas mabilis. Ang window ng preview ng Windows Explorer ay hindi gumagana nang mahusay at palaging tumatagal ng maraming espasyo.
Ginagawa ni Seer ang pag-browse bilang isang preview ng iyong mga file nang mas mabilis Tip 14: XYPlorer
Sa kasamaang palad, ang explorer ay may napakalimitadong mga posibilidad na epektibong pamahalaan ang iyong mga sulat at resibo. Bilang karagdagan sa mga plug-in tulad ng sa nakaraang tip, maaari ka ring tumingin sa mga alternatibo, tulad ng XYPlorer. Sa program na iyon mayroon kang opsyon na maglagay ng mga file sa isang kategorya ng kulay at lagyan ng label ang lahat ng mga file (maaari lamang lagyan ng Windows Explorer ang ilang mga format ng file). Maaari ka ring lumikha ng mga virtual na koleksyon, mag-save ng mga resulta ng paghahanap at makakatulong ito sa iyo sa mga paulit-ulit na gawain. Ang programang ito ay nagkakahalaga ng 40 dolyar, na humigit-kumulang 34 euro. Ang isa pang opsyon ay ang Directory Opus 12, na nagbibigay-daan din sa iyo na mag-label at magkategorya ayon sa kulay. Ang Directory Opus ay may libreng bersyon na magagamit na may limitadong pag-andar.
Tip 15: PDF at Word
Maaaring buksan ang mga na-scan na PDF na dokumento gamit ang mga modernong bersyon ng Word, pagkatapos nito ay awtomatikong inilalapat ng Word ang OCR at agad itong ginagawang isang na-scan na dokumento. Ang kalidad ng resulta ay nag-iiba bawat dokumento. Gumagamit kami ng Word 2016 na may mga update sa Hulyo 2017. Buksan ang Word at i-click Buksan ang iba pang mga dokumento sa ilalim ng. mag-click sa Upang umalis sa pamamagitan ng at ngayon mag-browse sa PDF na dokumentong gusto mong i-convert sa Word file at i-click Buksan. Lumilitaw ang isang mensahe na ang dokumento ay kino-convert at na ang mga resulta ay maaaring mag-iba: lalo na sa maraming mga larawan sa sulat o resibo, ang resulta ay nakakadismaya. mag-click sa OK at maghintay ng ilang sandali para matapos ang conversion. Pagkatapos ay makikita mo ang resulta. Sa isip, ise-save mo ang parehong docx file at PDF file, upang palagi kang magkaroon ng orihinal.
Tip 16: Pamahalaan ang mga dokumento
Kung talagang gusto mong seryosohin ito sa pag-digitize ng iyong mga resibo at lalo na sa mga sulat, maaari mong tingnan ang isang document management system (DMS). Binibigyang-daan ka nitong sistematikong iimbak ang iyong mga dokumento, ilakip ang mga tala sa kanila at madaling mahanap at ayusin ang mga ito. Ang isang libre at magandang DMS ay Mayan EDMS. Upang simulan iyon, kailangan mo ng isang server na may Docker. Available ang Docker sa isang bilang ng NAS, ngunit maaari ding i-install sa Windows o macOS. Basahin dito kung paano ito gagawin.
