Sa Microsoft Excel maaari kang gumawa ng isang mailing list, panatilihin ang isang accounting, at siyempre gumawa ng lahat ng uri ng iba pang mga kalkulasyon. Ang mga pangunahing kaalaman sa Excel ay hindi gaanong kumplikado. Gamit ang sampung madaling gamitin na tip na ito para sa Excel maaari mong gamitin ang klasikong programa nang mas maginhawa at mabilis.
Tip 01: Piliin lahat
Magsisimula tayo sa isang medyo simpleng trick, ngunit isa na lubhang kapaki-pakinabang. Kung gusto mong piliin ang lahat sa isang spreadsheet, maaari mong gamitin ang key na kumbinasyon na Ctrl+A. Ang problema sa key combination na iyon ay hindi nito palaging pinipili ang lahat ng data mula sa iyong worksheet sa Excel. Kung mayroon kang isang serye ng data sa iyong spreadsheet na sinusundan ng isang walang laman na column at pinindot mo ang Ctrl+A, kadalasan ang bloke lang na may data kung saan matatagpuan ang mouse pointer ang napili. Pindutin muli ang Ctrl+A at makukuha mo ang lahat ng data. At kung medyo clumsy ka (at may karanasan na kami diyan) at kung pipindutin mo ang A ng napakaraming beses (o hindi sinasadyang pinindot ang isa pang key), lahat ay mapapalitan ng letter A na iyon. Buti na lang, maibabalik iyon gamit ang function Pawalang-bisa. Madalas ba itong nangyayari sa iyo ngayon at gusto mong magkaroon ng isa pang paraan upang piliin ang lahat ng data mula sa iyong worksheet? Pagkatapos ay mag-click sa kaliwang tuktok sa intersection sa itaas ng row 1 at sa kaliwa ng cell A sa tatsulok at lahat ay napili.
Tip 02: Magdagdag ng maraming row
Ang pagdaragdag ng isang row o column sa Excel ay medyo madali. Maaari kang sa tab na Home sa ribbon sa ilalim ng heading Mga cell mag-click sa Ipasok, at piliin iyon mga hilera ng dahon o Mga Hanay ng Dahon. Ang isa pang pagpipilian ay ang pag-right click sa isang cell at pagkatapos ay pumili Ipasok / buong hilera o Buong Kolum. Kung pipili ka ng isang row, ito ay ipapasok sa itaas ng row kung saan matatagpuan ang iyong mouse pointer, kung pipili ka ng column ay idaragdag ito sa kaliwa ng column kung saan matatagpuan ang iyong mouse pointer. Hindi mo ba gustong magsingit ng isang row lang, pero mga dalawampu? Pagkatapos ito ay siyempre pahirap. Sa kabutihang palad, naisip ito ng Microsoft. Sabihin nating gusto mong magdagdag ng dalawampung row, pagkatapos ay i-click ang isang row number sa kaliwa at i-drag ang mouse pababa hanggang sa mayroon kang dalawampung row na napili. Mag-right click sa pagpipiliang ito at pumili Ipasok. Awtomatikong nauunawaan na ngayon ng Excel na gusto mong magdagdag ng mga row, at nagdaragdag ng eksaktong bilang ng mga row gaya ng pinili mo. Siyempre ito ay gumagana sa ganoong paraan sa mga haligi pati na rin.
Madaling ihanay ng Excel ang iba't ibang format gamit ang Flash Fill Tip 03: Flash Fill
Ipagpalagay na mayroon kang isang dokumento na puno ng mga pangalan at address, ngunit ang bawat halaga ay ganap na naiiba. Ang isang pangalan ay may malaking titik, ang isa ay wala. Ang isang zip code ay may puwang sa pagitan ng mga numero at mga titik, ngunit ang isa ay may lahat ng nakadikit. Siyempre, maaari mong piliin na iwanan ang lahat ng ito o upang ayusin ang lahat nang manu-mano. Ngunit paano kung sabihin namin sa iyo na maaari rin itong maging mas simple? Madaling maitama ng Excel ang maraming bagay para sa iyo gamit ang Flash Fill function. Ngayon isaalang-alang ang mga hilera ng mga unang pangalan, sa pag-aakalang ang una at apelyido ay nasa magkahiwalay na column. Piliin ang buong column na may mga unang pangalan, gumawa ng bagong worksheet sa Excel at i-paste ang column na ito sa worksheet na iyon. Ngayon i-type ang column sa tabi mismo ng unang tatlong unang pangalan sa paraang dapat isulat ang mga ito (ibig sabihin, may malaking titik). Habang nagta-type ka, ipinapahiwatig na ng Excel na maaari nitong itama ang natitirang bahagi ng column. Kung pinindot mo ang Enter sa panahon ng preview na ito, ito ay agad na isasagawa sa buong column. Kung gusto mong simulan ang aksyon sa ibang pagkakataon, magagawa mo iyon gamit ang Ctrl+E.
Calculator
Bagama't napakahusay ng Excel sa pagkalkula ng mga bagay, kung minsan ay maaaring mas mabilis at mas kaaya-aya ang pagkalkula ng isang bagay sa Windows Calculator (at pagkatapos ay gumawa ng isang bagay na may ganoong halaga sa loob ng Excel). Halimbawa, kung hindi mo gustong aksidenteng baguhin ang iyong kasalukuyang worksheet. Ang ilang mga keyboard ay may hotkey na tumatawag sa Windows Calculator, ngunit hindi iyon totoo para sa lahat ng mga keyboard. Alam mo ba na madali kang makakapagdagdag ng shortcut sa calculator sa loob ng Excel? Upang gawin ito, i-click ang pababang arrow sa tabi ng mga icon na I-save, I-undo, at I-redo sa pinakaitaas, pagkatapos Marami pang assignment sa menu na lumalawak. Ngayon piliin ang opsyon Calculator sa kaliwang pane (kung hindi mo ito nakikita, pumili muna mula sa drop-down na menu sa itaas para sa Lahat ng assignment) at idagdag ito sa kanang pane. Ang calculator ay idinagdag na ngayon bilang isang icon sa Quick Launch toolbar. Ito ay siyempre hindi lamang nakalaan para sa calculator, sa prinsipyo maaari mong idagdag ang lahat ng mga function na umiiral sa loob ng Excel dito.
Tip 04: I-freeze ang row/column
Kapag nagtatrabaho ka sa isang maliit na halaga ng data sa Excel, medyo madaling makita kung saang column o row ka nagtatrabaho. Kadalasan mayroon kang nasa itaas at pinakakaliwang mga cell ng isang worksheet kung aling data ang nasa row/column na iyon. Ngunit kapag may napakaraming data na kailangan mong mag-scroll upang makita ang lahat ng ito, medyo nakakainis kapag hindi mo makita kung saang row o column kabilang ang isang partikular na cell. Madali mo itong malulutas sa pamamagitan ng pag-pin sa isang row o column. Kapag ginawa mo ito, hindi gagalaw ang row o column na pinag-uusapan habang nag-i-scroll ka sa dokumento, kaya palagi mong makikita kung saan kabilang ang isang partikular na cell. Ang function ay napaka-simple, ngunit kung minsan ay nagdudulot ng pagkalito dahil minsan kalahati ng spreadsheet ay biglang na-block. May kinalaman ito sa kung saan mo ilalagay ang pointer ng mouse. Upang i-freeze ang unang row at unang column, i-click ang cell B2. Ngayon kapag nag-click ka sa ribbon sa Imahe at pagkatapos ay sa I-block / I-block ang mga Pamagat, pagkatapos lahat ng nasa itaas ng row 2 at lahat sa kaliwa ng cell B (iyon ay, sa kasong ito, ang row 1 at column A) ay mai-lock. Maaari kang magdiskonekta sa pamamagitan ng I-block / I-unlock ang Pamagat.
Tip 05: Magdagdag ng napakabilis
Maaari kang gumawa ng pinakamasalimuot na mga kalkulasyon gamit ang Excel, ngunit kung minsan gusto mo lang malaman kung ano ang kabuuan ng isang bilang ng mga halaga sa iyong spreadsheet. Sa teoryang, siyempre, maaari kang lumikha ng isang formula para dito nang maayos, ngunit dahil ito ay isang karaniwang ginagamit na function, ginawa iyon ng Excel nang mas madali. Upang madagdagan ang isang hanay ng mga halaga sa iyong spreadsheet, ang kailangan mo lang gawin ay i-click ang cell sa ibaba o sa tabi ng hanay ng mga halaga na gusto mong idagdag nang magkasama, pagkatapos ay pindutin ang Alt+=. Ang function na SUM ay awtomatikong inilalapat na ngayon sa hanay ng mga halaga at ang resulta ay ipinapakita sa aktibong cell. Kung hindi mo gusto ang mga keyboard shortcut, maaari mo ring i-click ang button AutoSum sa tab Magsimula sa ilalim ng pamagat Para mai-proseso. Kung mag-click ka sa arrow sa tabi mismo ng AutoSum, makakakita ka ng ilang iba pang mabilis na pag-andar doon. Halimbawa, upang kalkulahin ang average ng isang serye ng mga halaga, o upang ipahiwatig kung gaano karaming mga numero ang nilalaman ng serye ng data (sa halip na idagdag ang mga halagang iyon nang magkasama).
Ang iyong mga tasa ba ay kumukuha ng masyadong maraming espasyo? Tapos babaguhin mo lang yung reading direction diba?
