Malamang na hindi namin kailangang sabihin sa iyo na madali mong maimapa ang malalaking halaga ng mga numero at iba pang data sa Excel. Ngunit alam mo ba na maaari mo ring gawing mas madali ang pagpasok ng data na iyon? Ang kailangan mo lang gawin ay 'bumuo' ng isang input form.
Tip 01: Bakit?
Bakit lumikha ng isang fill-in na form kung maaari mo lamang i-type ang data nang direkta sa Excel? Totoo na ang Excel ay mahusay para doon, ngunit kung nagtrabaho ka sa programa dati, mapapansin mo rin na kung minsan ay hindi masyadong praktikal na kailangang mag-click muna sa mga cell, hindi sinasadyang mag-click sa maling cell at iba pa. . Ang paghahanap ng data sa isang malaking dokumento ng Excel ay maaari ding maging mahirap minsan. Ang isang fill-in na form ay maaaring gawing mas mahusay ang lahat ng mga bagay na ito. Ang pagpasok ay mas mabilis, maaari mong tiyakin na punan mo ang lahat sa parehong paraan, hindi makakalimutan ang isang field at madali mo ring mahahanap ang inilagay na data. Kaya magsimula na!
Tip 02: Add button
Gayunpaman kapaki-pakinabang ang naturang form, bilang default ay hindi ipinapakita ng Excel ang opsyong ito. Upang magamit ito, kailangan muna nating magdagdag ng isang button para dito mismo sa Quick Access Toolbar (ang toolbar sa pinakatuktok na may, bukod sa iba pang mga bagay, ang opsyong Autosave). Mag-right click sa anumang button sa menu na ito at pagkatapos ay i-click I-customize ang Quick Access Toolbar. Bilang default, makikita mo sa ibaba Pumili ng mga takdang-aralin, ang pagpipilian Mga sikat na assignment ay pinili. Mag-click sa drop-down na menu na ito at pagkatapos ay sa Lahat ng assignment. Ngayon mag-scroll hanggang sa makita mo ang opsyon Form tingnan at pagkatapos ay i-click Idagdag at sa wakas sa OK. Ang isang button ay naidagdag na ngayon sa Quick Access Toolbar, kung saan maaari kang gumamit ng isang form.
Tiyaking alam ng Excel kung ano ang gagawin sa iyong mga halaga Tip 03: Ayusin ang talahanayan
Maaari mong gamitin ang form upang madaling magpasok ng data sa iyong dokumento sa Excel. Ngunit siyempre hindi mabasa ng Excel ang iyong isip at talagang walang ideya kung ano ang eksaktong dapat na nasa anyo. Sa kabutihang palad, hindi mo kailangang makapag-program upang mapagtanto iyon; ang kailangan mo lang gawin ay ipahiwatig kung anong impormasyon ang bubuo ng iyong talahanayan/dokumento. Ipagpalagay na kami ay pinuno ng isang asosasyon (football, teatro, sayaw, pangalanan mo ito) at kami ay nagkaroon ng matagumpay na bukas na araw kung saan higit sa 200 katao ang nag-fill in ng isang registration form. Gusto naming ipasok ang mga form na ito nang mahusay hangga't maaari. Iyan ang gagawin natin sa (digital) na form sa Excel. Para dito kailangan muna nating ipahiwatig mula sa bawat elemento ang talahanayan ng data na ito ay bubuo. Sa aming kaso iyon ay: Pangalan, Apelyido, Petsa ng kapanganakan, Numero ng telepono, E-mail address at Ninanais na petsa ng pagsisimula. Siyempre, ang mga headline na ito ay maaaring maging anumang maiisip mo, ito ay para lamang sa aming halimbawa.
Tip 04: Mga katangian ng cell
Ang isang mahalagang susunod na hakbang ay upang tukuyin ang mga katangian ng cell. Maaari mong gamitin ang form na gagawin namin nang hindi ito tinukoy, ngunit kung gusto mong maipakita nang tama ang data na iyong ipinasok, mahalagang sabihin mo sa Excel kung anong uri ng data ang iyong ipinasok. Sa aming kaso, pipiliin namin ang hanay Pangalan at Huling pangalan at i-right click sa Mga katangian ng cell. Pagkatapos ay pumili kami Textkasi plain text lang ito. Pagkatapos ay ginagawa namin ang parehong para sa haligi Araw ng kapanganakan pero dun kami pumipili ng property Petsa. Sa ganoong paraan, ipinaalam namin sa Excel kung anong uri ng nilalaman ang pupunta sa kung aling column. Oo nga pala, ang tinatawag nating column sa artikulong ito ay maaari ding maging isang row, pagkatapos ng lahat, maaari mo ring ilagay ang mga header sa unang hanay sa halip na sa unang hanay, depende lang ito sa iyong kagustuhan.
Sa wakas, binibigyan namin ang talahanayan ng isang opisyal na format ng talahanayan, na ginagawa namin sa pamamagitan ng pagpili sa mga column (o mga hilera) at pagkatapos ay pag-click sa Magsimula at pagkatapos ay sa I-format bilang talahanayan sa ilalim ng pamagat Mga istilo. Siyempre maaari kang magpasya para sa iyong sarili kung anong format ang pipiliin mo.
Tip 05: Gumawa ng isang form
Alam na ngayon ng Excel kung aling mga elemento ang binubuo ng aming talahanayan at kung paano ito dapat hubugin ang nilalamang iyon. Pinapadali nitong simulan ang paggawa ng aming form ngayon. Hindi bababa sa gawin ito, ito ay isang bagay ng pagpindot ng isang pindutan. Piliin ang lahat ng headline na kakagawa mo lang at pagkatapos ay i-click ang button Form na ikaw mismo ang nagdagdag sa toolbar Mabilis na pagpasok. Kung nilaktawan mo ang hakbang sa pag-format sa tip 4 (pagkatapos ng lahat, sinabi namin na sa prinsipyo ito ay posible at pinapayagan) pagkatapos ay may lilitaw na mukhang isang mensahe ng error, ngunit sa katotohanan ang programa ay nag-aalok lamang sa iyo ng ilang mga tip at pagpipilian. mag-click sa OK. Kung nagdagdag ka ng format ng talahanayan sa mga cell, alam ng Excel kung ano mismo ang iyong inaasahan mula dito at hindi lalabas ang mensaheng ito. Lilitaw na ngayon ang isang maliit na menu at makikita mo na ang mga input field ng menu na iyon ay tumutugma sa mga heading na ginawa mo para sa iyong talahanayan. Huwag mag-alala kung nakagawa ka ng typo sa isang header: madali mo itong maisasaayos, pagkatapos nito ay agad na ipapatupad ang iyong pagbabago sa iyong form.
Tip 06: Punan ang form
Mapapansin mo na ngayon sa ilang segundo kung bakit mas maginhawa ang pagpuno sa isang dokumento ng Excel gamit ang isang form. Sa tabi ng mga header na iyong inilagay, makikita mo ang isang input field sa window. Maaari mong ipasok ang aktwal na data doon. Kapag nasa field ka at nai-type mo na ang gustong value, pindutin ang Tab key para mabilis na lumipat sa susunod na field. Kapag pinindot mo ang Enter key, ang nilalaman ay aktwal na idinagdag sa form. Sa ganitong paraan maaari mong ipasok ang iyong data nang napakabilis nang hindi nababahala tungkol sa aksidenteng pag-overwrite sa maling cell. Kung gusto mong mag-navigate nang mas mabilis sa pagitan ng mga field (halimbawa kung hindi mo gustong punan ang lahat ng field), maaari ka ring tumalon gamit ang Alt key. Sa ibaba ng iyong mga header makakakita ka ng mga gitling sa ilalim ng mga partikular na titik: kapag pinindot mo ang titik na iyon kasama ng Alt key, direktang tumalon ang iyong cursor sa kaukulang field.
Maaari ka ring bumuo ng mga mensahe ng error para sa maling input Tip 07: Maghanap ng data
Sa bawat oras na pinindot mo ang Enter, ang data na iyong ipinasok sa mga field ay idaragdag sa iyong Excel sheet. Gayunpaman, ang form window ay hindi lamang kapaki-pakinabang para sa pagpasok ng data, maaari mo ring madaling hanapin ang iyong data gamit ito. Kapag nag-click ka sa window ng form Hanapin ang nakaraan o Hanapin ang susunod, pagkatapos ay madali kang mag-scroll sa mga halaga ng iyong dokumento sa Excel. Gayunpaman, kung naghahanap ka ng isang hanay ng mga partikular na halaga, i-click ang pindutan Pamantayan at ilagay lang ang pamantayan na gusto mong hanapin (halimbawa, lahat ng linya na may partikular na petsa ng kapanganakan). kapag naka-on ka ngayon Hanapin ang nakaraan o Hanapin ang susunod i-click, tanging ang mga halaga na tumutugma sa pamantayan na iyong ipinasok ang ipapakita. Ang dapat mong malaman ay ang data na iyong hinahanap ay maaaring mabago nang napakadaling. Ipagpalagay na nakakita ka ng isang entry, at nag-type ka ng ibang bagay sa ibabaw nito, ang tekstong ito ay papalitan sa iyong Excel sheet sa sandaling pinindot mo ang Enter. Kaya medyo mag-ingat. Maaari mo ring tanggalin ang data sa pamamagitan lamang ng pag-click tanggalin pag-click kapag nakakita ka ng partikular na entry.
Tip 08: Petsa ng Limitasyon
Sabihin nating pinupunan mo ang 200 na mga form na iyon, at napagtanto mong mayroong isang tiyak na hanay ng petsa kung saan ang mga klase/aktibidad ay hindi maaaring magsimula. Ngayon kung sa tingin mo: Tatandaan ko iyon, sisiguraduhin kong ang petsa ng pagsisimula ay wala sa saklaw na iyon, kung gayon madalas kang mabibigo: karamihan sa mga tao ay isang bituin sa labis na pagtatantya ng kanilang sariling memorya at pagkaasikaso. Ito ay mas maginhawa upang hayaan ang Excel na ipahiwatig na ang isang tiyak na hanay ng petsa ay hindi pinapayagan! Ginagawa mo ito gamit ang data validation. Pakisara ang form at piliin ang buong column Ninanais na petsa ng pagsisimula. Ngayon ipagpalagay na hindi posible na magsimula sa pagitan ng Marso 1, 2019 at Marso 16, 2019. Mag-click sa ribbon ngayon Katotohanan sa tasa Mga Tool ng Data sa Pagpapatunay ng Data. Sa pop-up window, mag-click sa drop-down na menu sa ibaba Payagan sa Petsa. Pumili sa ilalim Ibinigay sa harap ng Hindi sa pagitan at pagkatapos ay punan ang 1-3-2019 sa Petsa ng pagsisimula at 16-3-2019 sa Petsa ng pagtatapos. Pagkatapos ay i-click (sa loob pa rin ng pop-up) sa tab Maling mensahe at punan sa ibaba Maling mensahe ang dahilan kung bakit hindi pinapayagan ang petsang ito, halimbawa: "Hindi pinapayagan ang petsa, nagtuturo sa bakasyon". Kapag sinubukan mo na ngayong maglagay ng petsa sa hanay na 'ipinagbabawal', makukuha mo ang inilagay na mensahe ng error.
Tip 09: Prefill
Sa halimbawang binanggit namin dito, lahat ng field ay pinupunan gamit ang form. Ngunit posible rin na gusto mong maglagay ng default na halaga para sa isang partikular na column. Halimbawa: ang Ninanais na petsa ng pagsisimula ay dapat palaging Mayo 1, 2019. Ipagpalagay natin na isang walang laman na Excel sheet na ang mga header lang ng talahanayan ang napunan. Sa (aming kaso) sa cell F2 (i.e. sa ibaba Ninanais na petsa ng pagsisimula) ipinasok namin ang sumusunod na formula sa formula bar: =IF(A2"";"5/1/2019";""). Sa katunayan, sinasabi dito: sa sandaling may maipasok sa cell A2, ilagay ang value na 1-5-2019 sa cell na naglalaman ng formula na ito (F2). Ngayon mag-click sa cell, at i-drag ang maliit na berdeng parisukat sa kanang ibaba ng medyo pababa (sa loob ng parehong column), upang ilapat din ang formula sa natitirang mga cell sa column na ito. Kapag nagpasok ka ng data sa iyong form, makikita mo na ang field Ninanais na petsa ng pagsisimula hindi na mapupunan. Kaya ang default ay 1-5-2019.
Tip 10: May kundisyon na data
Ang kagiliw-giliw na tungkol sa trick na nakuha namin sa tip 9 ay maaari mo ring gamitin ito upang gumamit ng conditional data. Halimbawa, ipagpalagay na ang mga bagong miyembrong ipinanganak bago ang 1995 ay sumali sa isang partikular na grupo na ang petsa ng pagsisimula ay Mayo 1, ngunit ang mga miyembrong ipinanganak noong o pagkatapos ng 1995 ay sumali sa isang grupo na ang petsa ng pagsisimula ay Hunyo 1. Upang gawing mas madali ang mga bagay para sa amin, babaguhin namin ang field ng petsa ng kapanganakan sa taon ng kapanganakan (maaari rin itong i-extrapolate mula sa isang buong petsa, ngunit iyon ay mas kumplikado). Ayusin ang mga katangian ng Cell ng column na ito at piliin Numero sa halip na Petsa.
Sa cell F2 (Nais na petsa ng pagsisimula) ipinasok namin ngayon ang sumusunod na formula =IF(C2>1994;"6/1/2019";"5/1/2019"). Summarized muli: dito sinasabi na kung ang C2 (taon ng kapanganakan) ay naglalaman ng isang taon na mas malaki kaysa sa 1994 (kaya 1995 at mas mataas), kung gayon ang petsa ng Hunyo 1 ay dapat ipakita sa F2, at sa lahat ng iba pang mga kaso, ang Hunyo 1 ay dapat ipakita. .. Sa ganoong paraan, maililigtas mo ang iyong sarili ng maraming trabaho.
