Ang Google Drive ay kapaki-pakinabang bilang isang panlabas na espasyo sa archive o para sa pagbabahagi ng mga file. Ngunit tulad ng isang pisikal na espasyo sa imbakan, mabilis itong nagiging gulo. Ang iyong Google Drive ba ay mukhang umaapaw din sa filing cabinet? Pagkatapos ay magtrabaho sa organisasyon. Gamit ang mga tip sa artikulong ito maaari mong linisin ang iyong Google Drive upang makakuha ka ng pangkalahatang-ideya.
View ng listahan
Ikaw ang magpapasya kung paano mo ipapakita ang mga folder at file sa Google Drive: sa list o grid view. Kung pupunta ka para sa view ng listahan, maaari mong itakda ang line spacing. Upang gawin ito, mag-click sa gear kung saan mo nais ang setting Densidad nahanap. Sa drop-down na menu na ito, itinakda mo ang density ng mga linya ng listahan Compact, Sapat o napakalawak.
Maraming user ang tumutuon sa gitna ng screen kapag gusto nilang ayusin ang mga file sa Google Drive. Mas mainam na sundin mo ang kaliwang navigation bar upang ayusin ang iyong mga folder at ireserba mo ang gitna ng screen upang tingnan ang mga nilalaman ng napiling folder.
Ayusin
Mayroon ka bang maraming mga dokumento na nakalatag sa iyong Google Drive na hindi maayos na nakaayos sa mga folder? Tapos alam mong may mali. Sa ganoong paraan, pinapahirapan mo ang iba - lalo na sa isang organisasyon. Kaya magtrabaho kasama ang mga subfolder; na tumutulong na hatiin ang iyong mga file sa mas maliliit na partikular na grupo. Laging gumamit ng makabuluhang natatanging pagtatalaga na maikli at matamis upang hindi magdulot ng kalituhan. At maging pare-pareho sa paraan ng iyong pangalan ng mga folder at file.
Kung maaari kang magsimula ng isang folder na may isang numero o numero, huwag palampasin ang pagkakataon. Awtomatiko nitong inaayos ang iyong mga folder. Mag-ingat sa mga puwang at mga bantas. Kaya huwag gumamit ng Mga Larawan mula 2019 ngunit 2019_Photos. Maaari kang gumamit ng isang folder para sa hindi naayos na mga file, ngunit iwasan ito hangga't maaari. Ang nasabing folder na Miscellaneous ay mabilis na nagiging susunod na junk cupboard.
Mga kulay
Sa Google Drive, ang lahat ng mga folder ay ipinapakita sa kulay abo bilang default, ngunit maaari kang magdagdag ng 24 na kulay sa iyong mga folder. Mag-right click sa isang folder sa sidebar o pangunahing window at gamitin ang command Pagbabago ng kulay. Pagkatapos ay piliin ang nais na kulay. Dahil ang mga pangalan ng folder ay tumutukoy sa nilalaman, maaari mong gamitin ang mga kulay para sa isa pang dimensyon. Halimbawa, maaari kang mag-iwan ng mga folder o subfolder na naglalaman ng trabaho na natapos mo nang kulay abo. Ngunit gumawa ka ng mga folder kung saan ka nagtatrabaho berde, halimbawa. Kung gusto mong mabilis na ma-access ang iyong kasalukuyang mga gawain, piliin ang mga berdeng folder.
Kung nagtatrabaho ka sa mga nakabahaging folder na nilayon para sa iba't ibang grupo, maaari kang lumikha ng isang dilaw na folder para sa dilaw ng koponan at isang pulang folder para sa pula ng koponan. O bibigyan mo ng kulay ang iyong mga folder ng pag-download o ang iyong mga personal na folder. Siguro makatuwiran na ang bawat proyekto ay nakakakuha ng ibang kulay?
May bituin
Sa kaliwang bahagi sa itaas, inililista ng Google Drive ang mga kategorya: My Drive, Shared with me, Recent, at Starred. Lagyan ng star ang mga dokumento na madalas mong ginagamit. Ginagawa mo ito sa pamamagitan ng pag-right-click sa isang dokumento. Sa gayong bituin, muli kang nagse-save ng mga paghahanap.
Bilang karagdagan, ang mga bituin ay kapaki-pakinabang upang ipahiwatig kung aling mga dokumento ang kailangan mo pa ring tapusin. Alisin ang bituin kapag tapos na ang gawain. Kung nakalimutan mo ito, kahit na ang listahan ng star file ay maaaring mapuno nang mabilis.
Palayain ang Google Drive
Ang Google ay isa sa mga pioneer ng mga serbisyo sa cloud storage na lumampas sa threshold ng 10 GB ng libreng storage. Ngayon ang bawat user ay may 15 GB ng libreng storage. Maganda iyan, ngunit mapapansin ng sinumang mag-upload ng malalaking video file, maraming high-resolution na larawan at malalaking PDF file na may hangganan din ang quota na ito. Ang Google ay mayroon ding sariling paraan ng pagkalkula ng okupado na kapasidad ng imbakan. Hindi lang nalalapat ang 15GB na limitasyong iyon sa lahat ng nasa Drive mo, kundi pati na rin sa lahat ng mensahe at attachment mo sa Gmail.
Mas maraming dahilan para regular na linisin ang iyong mga mailbox at tanggalin ang malalaking attachment. Maaari mong tingnan ang mga detalye ng iyong storage sa Google Drive storage website. Gayunpaman, ang mga dokumentong ginawa mo gamit ang Google Docs, Slides, at Sheets ay hindi binibilang sa iyong storage ng Google Drive. Kaya pinapanatili mong slim ang iyong Google Drive sa pamamagitan ng pagtatrabaho sa katutubong format ng Google.
Ang paraan ng paggamit mo sa Google Photos ay mahalaga din na manatili sa loob ng 15GB na limitasyon. Kung gumagamit ka ng Google Photos, maaari mong i-save ang mga larawan sa pamamagitan ng mga setting Mataas na Kalidad (2048 x 2048 pixels) sa halip na orihinall. Nagbibigay-daan ito sa iyo na mag-imbak ng walang limitasyong mga larawan. Ganoon din sa mga video kung papayagan mo ang Google na i-compress ang mga ito sa 1080p (full hd).
Kapag mayroon kang pangkalahatang-ideya ng magagamit na espasyo at ang data na iyong na-imbak, maaari mong simulan ang paglilinis. Piliin ang seksyon Aking Drive at lumipat sa view ng listahan. Sa kaliwang ibaba makikita mo kung gaano kalaki ang storage space na kasalukuyang ginagamit mo. Dahil hindi binibilang ng Google ang mga file na ibinabahagi sa iyo ng iba laban sa iyong quota, pinakamahusay na tanungin kung aling mga file ang talagang sa iyo. Samakatuwid gamitin ang function ng paghahanap at mag-click sa box para sa paghahanap sa arrow na tumuturo pababa, upang mahanap mo ang kahon May-ari ang pagpipilian Pagmamay-ari ko maaaring pumili. Mag-click sa asul na pindutan Upang maghanap at makakakuha ka ng isang listahan ng mga custom na file. Tanggalin ang mga dokumentong hindi mo na kailangan.
Dahil nasa organization mode ka na ngayon, itinatapon mo agad ang mga bagay na hindi mo na ginagamit. Kapag nag-delete ka ng file sa Google Drive, lilipat ito sa trash. Ang lahat ng mga file sa Trash ay mananatili doon at kukuha ng espasyo sa storage hanggang sa mabakante mo ang Basurahan.
Kung ang dokumentong tinatanggal mo ay isang file na ibinabahagi sa iyo ng ibang tao, ang file ay tatanggalin lamang para sa iyo. Kung ito ay isang dokumento na ibinabahagi mo sa iba, ang iba ay mawawalan din ng access sa dokumento kung tatanggalin mo ito mula sa iyong sarili. Hindi nagpapakita ang Drive ng mensahe ng kumpirmasyon kapag nag-delete ka ng mga file, ngunit nagkakaroon ka ng pagkakataong mag-undo ng pagtanggal gamit ang button Pawalang-bisa.
Kopyahin ang Mga Ibinahaging Dokumento
Tingnan ang kategorya Ibinahagi sa akin. Gayundin dito ay maaaring maging isang gulo ng mga file at folder. Maaari mong ilipat ang naturang nakabahaging file sa anumang folder sa Google Drive. Upang gawin ito, gamitin ang right-click na command Ilipat sa. Ngunit tandaan na ang naturang nakabahaging file ay palaging nananatiling pag-aari ng orihinal na may-ari. Maaari niya itong tanggalin palagi at pagkatapos ay mawawala rin ito sa iyo. Kung ito ay isang file na talagang ayaw mong mawala, maaari kang gumawa ng kopya ng file na ito para sa kaligtasan.
Ang nasabing kopya ay hindi na nauugnay sa user na orihinal na nagbahagi nito. Kaya ang bagong kopya ay sa iyo na. Upang gawin ito, mag-right click sa nakabahaging file at piliin ang command Gumawa ng kopya. Lalabas ang kopyang iyon sa Aking Drive at hindi sa kategoryang Ibinahagi sa akin.
I-convert ang mga PDF file
Mayroon ka bang maraming PDF file sa iyong Google Drive? Pagdating sa malalaking file, makakatipid ka ng espasyo sa pamamagitan ng pag-convert sa mga ito sa format na Google Docs. Pagkatapos ng lahat, alam mo na ang mga ito ay hindi kasama sa pagkalkula ng iyong inookupahang espasyo sa imbakan. Isinasagawa mo ang conversion na iyon sa pamamagitan ng pag-right click sa file, pagkatapos ay patakbuhin mo ang command Buksan sa pinipili, sinusundan ng Google Docs. Ang resulta ay isang Google Doc na may eksaktong kaparehong pangalan ng PDF file.
Pagkatapos ay maaari mong tanggalin ang PDF file. Huwag kalimutang alisin ang laman ng basura. Maaari ka ring mag-commit sa mga setting ng Google Drive na i-convert ang lahat ng na-upload na file sa Google Docs format bilang default.
Mga Simbolikong Link
Panghuli, ipagpalagay na gusto mong magtago ng ilang kopya ng parehong file sa iba't ibang folder sa Google Drive. Halimbawa, nagbahagi ka ng ilang mga folder sa ibang mga tao at ang ilang mga dokumento ay inilaan para sa lahat ng mga koponan. Gusto mo kapag may nagbago ng isang bagay sa isang kopya ng file na ito, ang mga pagbabagong iyon ay agad na ilalapat sa lahat ng kopya. Posible ito sa isang simbolikong link. Gumawa ka talaga ng alias ng file na ito.
Piliin ang file kung saan mo gustong gumawa ng simbolikong link at gamitin ang key na kumbinasyon na Shift+Z. Maglalabas ito ng isang mini-menu kung saan mo ipinapahiwatig kung saang folder dapat pumunta ang simbolikong link. Gumagana ang Shift+Z shortcut sa Windows at macOS. Maaari mong ilapat ang keyboard shortcut sa parehong mga file at folder. Kapag tinanggal mo ang pangunahing file, mawawala din ang mga simbolikong link.
